Evet o yöntem bu tip operasyonlar için değil, sildikleriniz recovery items'a düşer, mailbox size'ları etkilenmez. Bu tür süreçler uzun planlama isteyen süreçler. Mesela daha önce retential policy'ler oluşturmanız lazımdı o adres için yada bazı tür mailler için, fakat şimdi kurallar oluşturmanız çözmez, Rec. items policyleri varsayılan 30 gün vs, arşiv ve reco. items policy sürelerini kısaltsanız da hemen işlemez.

Böyle bir lisans düşüm sürecinde; örneğin siz o mail adresinden gönderilenleri silerek çözebileceğinizi düşünebilirsiniz ancak raporlamayı çok iyi yapmanız lazım aksi halde lisansı düştükten sonra limitler yetmeyeceği için outlook alışverişi durur.
Bu birkaç kişilik bir operasyon ise bu düzey bilgi düzeyiniz nedeniyle uğraşmayın gidin her birinin outlook'undan arşivleme, delete vs manuel yapın (yada tutorial ile onların yapmasını öğretin) recovery items'a da girip o ilgili mailleri silin, tamamen boşaltmayın.
(Bu şekilde outlook caching, profile kaynaklı konularda çözümlenmiş olur.)
Çünkü aşağıda anlatacağım yöntemlerin bazılarında siz merkezi recovery items'ları full siler ve kullanıcı da sildiği bir iş mailini geri getirmek isterse kriz oluşur. Bu süreçlerin online backup çözümü yoksa geri dönüşü yok.

Peki çözümler neler olabilir.
1. Kurumda mail archiving ürünü vs yoksa biz süreci etkili tutorial'lar ile öğretip kullanıcının kendisine yaptırırız neleri nasıl sileceğini öğrenmiş olur böylece merkezi kural basımları sonucu oluşabilecek krizler ile BT sorumluluğu düşer.
Gelecek süreç içinde retential ve compliance policy kuralları yazılarak kurum daha hazır konumda tutulur.

2. Linktekine ek olarak Compliance Search + Purge, HardDelete yöntemini öğrenmek. Bunun için hesapta litigation, retentian'lar kapalı olmalı. İlgili mail bulunduğunda full uçar, geri dönüşü yok. Mailbox'larda etkisinin görülmesi 72 saati bulabilir ve geçebilir.

3. MFCMAPI nasıl kullanılır tarayıp öğrenmek. Bunun da geri dönüşü yok. En hızlı ama riskli yöntem bu denebilir. Mic. support etmez.

4. İlgili bir ürün almak veya denemek. CodeTwo Exchange Online Backup, Quest ODC vs ile merkezi bu süreç yönetilebilir. Birkaç hesap için trial'lerin kısıtları dahilinde işe yarar mı denemek lazım.

Benim aklıma gelenler şimdilik bunlar. Bu daha pahalı ürünler yerine kuruma ihtiyaca binaen archiving çözümü alınıp, kazandırılabilir bu süreçte halledilmiş olabilir.

 Senaryo Özeti (Netleştirelim)

• Kullanıcı lisansı: M365 E3 → M365 Business Premium

• Mailbox’lar: Exchange Online (hibrit yapı)

• Mevcut boyutlar:

  • Primary Mailbox: 54 GB

  • Archive Mailbox: 80 GB

• Hedef:

  • Lisans düşmeden önce

  • Arşiv kullanmadan

  • Belirli bir **log mail atan adres(ler)**den gelen mailleri

  • Kalıcı (hard delete) şekilde silmek

Amaç: Kota altına düşmek + lisans downgrade sonrası sorun yaşamamak

 Neden “normal silme” YETMEZ?

Outlook / OWA / Graph API / eDiscovery Soft Delete zinciri:

Bu durumda:

• Mail hala mailbox boyutuna dahildir

• Lisans düşürmede problem çıkar

• Archive doluluğu da devam eder

👉 Gerçek temizlik = Recoverable Items’tan da silmek

DOĞRU ve DESTEKLENEN YÖNTEM (Microsoft Best Practice)

Compliance Search + Purge (HardDelete)

Bu yöntem:

• ✔️ Primary mailbox

• ✔️ Archive mailbox

• ✔️ Recoverable Items (Deletions + Purges)

hepsinde kalıcı silme yapar.

Microsoft’un tek resmi ve desteklediği yolu budur.

Lisans Düşmeden Önce İzlenecek NET ADIMLAR

 Retention / Hold Kontrolleri

Şunlar False / boş olmalı:

• LitigationHoldEnabled

• RetentionHoldEnabled

• ComplianceTagHoldApplied

DelayHoldApplied = True olabilir → engel değil

Compliance PowerShell’e Bağlan

Exchange Online PowerShell değil, mutlaka Compliance endpoint

Log Mail Atan Adrese Göre Search Oluştur

Sadece log atan mail adresi

📌 Bu sorgu:

• Primary mailbox

• Archive mailbox

• Recoverable Items

içindeki tüm eşleşmeleri kapsar.

Search’ü Çalıştır ve Sonucu Gör

Örnek çıktı:

➡️ “Ne kadar sileceğini” görmeden purge yapma (best practice)

 HARD DELETE (En Kritik Adım)

⚠️ SoftDelete kullanırsan:

• Recoverable Items dolu kalır

• Kota düşmez

• Operasyon boşa gider

 Mailbox Boyutunun Düşmesi

Anında düşmemesi normaldir

Yap:

Kontrol:

Hedef:

⏱️ Süre:

• Küçük mailbox: 1–6 saat

• Büyük mailbox: 24–72 saat

 Lisans Düşürme (EN SON)

Boyutlar düştükten sonra:

• Archive Mailbox disable edilebilir

• Kullanıcı lisansı:

   

  M365 E3 → M365 Business Premium


Kota üstü mailbox ile lisans düşürmeye çalışma → sorun çıkar

Merhaba İsmail Bey,

Microsoft tarafında bir ComplianceSearchAction işleminde, mailbox başına en fazla 10 adet mailbox item silebilirsiniz. Eğer bu işlemi Microsoft Graph üzerinden yapıyorsanız, bu sayı 100 item’a kadar çıkabilmektedir.

Detay için Microsoft dokümantasyonu:
https://learn.microsoft.com/en-us/purview/edisc-search-mailbox-data

İlgili dokümanda şu ifade yer almaktadır:

You can remove a maximum of 10 items per mailbox at one time. Because the capability to search for and remove messages is intended to be an event-response tool, this limit helps ensure that messages are quickly removed from mailboxes. This feature isn't intended to clean up user mailboxes.

Bu sebeple, kullanıcının posta kutusunu belli bir günden öncesine boşaltmak istiyorsanız Retention Policy oluşturabilirsiniz. Ancak Retention Policy oluşturduğunuzda yalnızca örneğin 365 günden önceki mailleri kalıcı olarak sil şeklinde bir kural tanımlayabilirsiniz. Belirli bir kullanıcıdan gelen (örneğin [email protected]) veya 2022–2024 tarih aralığındaki mailleri sil şeklinde spesifik bir kural tanımlanamamaktadır.

Retention Policy oluşturma yolu:
https://purview.microsoft.com/

Data Lifecycle Management → Policies → New Retention Policy

İlgili policy’i yazmadan önce aşağıdaki işlemleri yapabilirsiniz. Böylece görünmeyen Purges, DiscoveryHolds gibi klasörleri de temizlemiş olursunuz.

Connect-ExchangeOnline

Get-MailboxFolderStatistics -Identity user | Select Name,FolderSize

Set-Mailbox -Identity user -RetainDeletedItemsFor 0

Start-ManagedFolderAssistant -Identity user
Start-ManagedFolderAssistant -Identity user

Get-Mailbox "user" | FL DelayHoldApplied,DelayReleaseHoldApplied

Set-Mailbox user -RemoveDelayHoldApplied
Set-Mailbox user -RemoveDelayReleaseHoldApplied

Start-ManagedFolderAssistant -Identity user
Start-ManagedFolderAssistant -Identity user

Arka planda servis tetiklenecek ve silmeye başlayacak.

Not: Eğer bir tarih aralığındaki veya belirli bir kişiden gelen mailleri silmek istiyorsanız, Microsoft Graph tarafında işlemi batch’lere bölerek toplu silme işlemi gerçekleştirebilirsiniz. Ancak bu yöntem geliştirme ve API bilgisi gerektirdiğinden, Graph tarafı için teknik danışmanlık almanız gerekebilir. Ayrıca, istediğiniz mail silme işlemleri için kullanabileceğiniz çeşitli 3. parti uygulamalar da mevcuttur. İlgili uygulamanın linkini aşağıda paylaşıyorum.

https://www.inthouse.co/admin-toolkit/compliance-agent-kurumsal-uyumluluk/

Saygılarımla / Regards.

Aslında sorgu oluşturmak bir yerde kontrol mekanizması. Kontrol edilenin silinmesi için admin kanadında sınırlama olması anlamsız. En azından tenant arka planında gene tutabilirsin datayı recovery için 15-30 gün süre ile. Anlaşılan policy gün sayısı değişikliği ile bu iş çözülebilir görünüyor. Ama şuan en azından mail akışını kesmemek adına kotayı aşan primary mailbox ta manuel ilerler, uygun zamanda yapılandırırım.

Cevaplar için teşekkürler.

@isacan güzel bir cevap daha vermiş. Güzel hatırlatmalar. Aslen graph api aklımdaydı ancak orada da harddelete yapılamıyor yani recovery items etkilenmeyeceği için kısa vade aksiyonu işe yaramaz. Bir de entreprise dışındaki tenant'larda uygulama sınırları var.

Delete, Harddelete bir imhadır dolayısıyla herşey zaten bunlar yapılamasın diye zaman içerisinde kurgulandı. Retention, litigation ve log altında planlama yetenekleri getirildi o yüzden mantıksız değil ancak sizin kısa çözüm arayışınıza o yüzden zor. 
Recovery items adı üstünde zaten ekstra bir kurtarma alanı çoğu üründe bu tip birşey yok dahi genelde dikkatten kaçıyor. Doğal olarak da bir alan yiyor ve biri yapamasın diye yapılandırıldığından sizin anlık ihtiyacınızı çözmüyor.:) 
Manuel yada 3rd küçük yada büyük ölçek herhangi bir ürünle bu uygulama bu şekliyle imha demektir yetkili talep etse dahi en azıyla log altına alınmış olur.
Bunun kaç kişi ölçeğinde bir yapı da talep edildiğini halen bilmiyoruz.
Şayet vaktiniz varsa daha fazla mail türü, konusu için de retention policy'ler öğrenip planlayıp uygulayabilirsiniz birkaç ay sonra izlendiğinde ne kadarlık bir değişim yaptığı anlaşılabilir.

Biz teşekkür ederiz.:)