Office 365 SharePoint Online’ ın Gücü – Bölüm 1 : Office 365′ de SharePoint Online Yönetim Merkezi
Microsoft’ un kuvvetle desteklediği ve ön plana çıkardığı Cloud çözümü olan Office 365’ in, kullanımının kabul gördüğünü tecrübelerle görmeye başladık. Office 365 paketlerini Genel olarak incelediğimiz de hem sağladığı olanaklar, hem erişim hız ve kolaylığı ve en önemlisi çok uygun fiyatlandırması ile çok sık karşımıza çıkacak önemli bir ürün olduğunu görebiliyoruz.
Office 365 nedir? Neleri Kapsar?
Bu sorunun cevabını anlatacağımı ya da anlatabileceğimi düşünüyorsanız yanılıyorsunuz J Office 365 kavramını ve kapsamını ayrıntılı incelemek isterseniz işin Üstad’ı tarafından yazılmış makaleyi aşağıdaki linkten inceleyebilirsiniz.
http://www.cozumpark.com/blogs/cloud_computing/archive/2011/02/12/office-365.aspx
Makalemiz de ele alacağım konu Office 365 paketlerin de Sharepoint Online kullanımı olacaktır.
Office 365 Sharepoint Online Kapsamlı Paketler:
Makalemiz de Office 365 paketlerinden E1 kodu ile görebileceğiniz paket üzerinden anlatım yapıyor olacağız. Ancak P1 i de tercih edebilirsiniz. Yeri gelmişken Office 365 deneme süreli olacak ücretsiz test etmek isterseniz http://www.microsoft.com/tr-tr/office365/online-software.aspx adresini ziyaret edebilirsiniz.
P1 ile E1 paketleri arasında yer alan Sharepoint Online farkı, E1 paketinde sağlanan 300 alt site açabilme özelliği ve yine Sharepoint Online Authantication ‘ da kullanabileceğiniz Active Directory Sync. özellikleridir.
Office 365 Sharepoint Online ‘ da Öne Çıkanlar:
Öncelikle şunu söylemeliyim ki Microsoft’ un Office 365 paketlerin de yer alan Sharepoint Online ürününde kullanıma açtığı özellikler beni çok şaşırttı. Fiyat performansa baktığımda asla açmazlar diyebileceğim özelliklerin kullanıma sunulduğunu görüyoruz.
Enterprise Server Özelliklerini P1 ve E1 paketlerinde elde edebiliyorsunuz. Kullanıcı başı Enterprise Server lisans ücreti ile karşılaştırdığımızda inanılmaz bir durum.
Enterprise Server’ ın sağladığı tüm servisler tabi ki paketlerde gelmiyor. Ama bu servisler den en önemlisi olan Infopath Form Services paketler içerisinde yer alıyor. Az sonra ayrıntılarına girdiğimiz de daha kapsamlı anlatacağımız en önemli nokta, intranet kullanımında sizi engelleyen bir sorun ile karşılaşmıyorsunuz. Tabii bu kullanım talebine göre değişir. Örneğin İş zekası uygulamaları yapacağım derseniz bunları bulamayacaksınız J Ya da neden desteklenmediğini anlayamadığım incoming mail konfigürasyonunu göremeyeceksiniz. Ancak ben genel bulunduğumuz işlere bakarak paketin bu hali ile firmaların taleplerinin % 70 ini karşılayabildiğini rahatlıkla söyleyebilirim.
Şimdi Office 365 yönetici hesabında Sharepoint Online yönetim menülerini tanıyarak başlayalım;
Hesabınıza girdiğiniz de üst kısımda yer alan bir kısa menü göreceksiniz. Bu menü bence güzel düşünülmüş. Çünkü siz maillerinize bakmak için owa ya da girseniz, ya da panel üzerinde başka işlerle de ilgilenseniz bu kısa menü sizi istediğiniz zaman ekip sitenize götürüyor. Kolay ulaşılabilirlik adına iyi düşünülmüş.
Office 365 yönetim sayfanız da biraz aşağı indiğinizde Sharepoint Ana yönetim linkini görüyorsunuz. Aslında bu kendi iç yapılarında Sharepoint kullananların bileceği üzere, Central Admin yani Sharepoint’ in teknik olarak tüm yapısal halinin idare edildiği kısım. Tabii bu alan Office 365 Sharepoint online’da izin verilen durumlar için baya bir daraltılmış J
Buradan incelememize başlayalım. Yani Sharepoint Online’ a özel Central Admin’ i inceleyelim;
Yukarıda da görebileceğiniz üzere Yönetim Merkezimiz 6 ana linkten oluşuyor. Sharepoint 2010 enterprise Server Yönetim Merkezini karışık bulanlar için sevindirici olabilir J .
Yönetim Merkezi’ n de yer alan linklerimizi ve yapabileceklerimizi genel olarak incelemeye başlayalım;
1- Site Koleksiyonları :
Site koleksiyonu oluşturabileceğiniz, yönetebileceğiniz ve silebileceğiniz bölümdür. Aynı zaman da anonim kullanıcılara açık olan external web sitenizi de burada oluşturup yönetebilirsiniz.
Office 365 paketinizi aktif ettiğiniz de Sharepoint Online kurulum ve konfigürasyonu da otomatik olarak gerçekleşir. Bunun la beraber ekip sitenizi kapsayan site koleksiyonu ile kullanıcılara ait olan my site site koleksiyonları otomatik olarak oluşturulurlar. Dilerseniz bunları kaldırıp yeniden oluşturabilirsiniz.
Yeni bir site koleksiyonu eklemek istediğiniz de “Yeni” sekmesini kullanabilirsiniz. Eğer herkese açık web sitenizi oluşturmak isterseniz bu işlemi de “Yeni” sekmesinden gerçekleştirebilirsiniz.
Veya oluşturmuş olduğunuz site koleksiyonlarının kotalarını değiştirebilirsiniz. Bunun için yapmanız gereken ilgili site koleksiyonunuzu seçip üst kısımda yer alan kota seçeneklerinden düzenleme yapmanızdır.
Site Koleksiyonları üst menüsünde gözünüze çarpacak bir kısım da Ayarlar sekmesidir. Bu sekmede yer alan “Dış Kullanıcıları Yönet” kavramı Sharepoint Online’ a özel bir hizmettir.
Sharepoint Online Dış Kullanıcılar Nedir? Ne İşe Yarar?
Sharepoint Online Dış Kullanıcı kavramı, kurumunuzun dışından başkaları ile Sharepoint Online çalışma alanlarınız da çalışmak istediğiniz de devreye giren bir özelliktir. Yani kurumunuz da çalışmayan ama beraber Sharepoint Online üzerinde birlikte çalışmak istediğiniz kullanıcılar var ise bu özellikle onları ortak çalışmak üzere Sharepoint Online sitenize davet edersiniz. Ve beraber bir ekipmiş gibi siteniz de çalışabilirsiniz. Burada çalışma esnasındaki dış kullanıcının izin düzeyleri sizin elinizdedir.
Dış Kullanıcı özelliği default olarak aktif değildir. Bu özelliği kullanabilmek için birkaç ayarlama yapmamız gerekiyor.
İlk olarak Site koleksiyonları ekranında iken, herhangi bir site koleksiyonunu seçmeden ayarlar sekmesine tıklayıp “Dış Kullanıcıları Yönet” linkine tıklıyoruz.
Gelen ekranda “ İzin Ver” i seçerek artık site koleksiyonlarımız da ilgili özelliği aktif edebilmek için ilk adımı gerçekleştirmiş oluyoruz.
Daha sonra en başta bahsettiğim “ekip sitesi” linkine tıklayarak Sharepoint Ekip Sitemize geçiyoruz. Eğer bir den fazla Site koleksiyonunuz var ise, dış kullanıcıları hangi koleksiyonlar da davet etmek istiyorsanız bu koleksiyonlarda bahsettiğimiz işlemleri yapabilirsiniz.
Bizim test ortamımız da tek bir Site koleksiyonumuz var onun üzerinde ayarlarımızı yapacağız.
Ekip sitenize giriş yaparken en yetkili hesabınız ile girdiğinizden emin olun. Bu hesap Yönetim Merkezi’ ne girebilmenizi sağlayan hesaptır.
Sharepoint Online Intranet Ekip Siteniz de site eylemleri menüsünden site ayarlarını tıklayın.
Site ayarları ekranında Site Koleksiyonu Yönetimi başlığı altında yer alan “Site koleksiyonu özellikleri” linkine tıklayın.
Ekran da göreceğiniz Site koleksiyonu özellikleri listesinden “Dış Kullanıcı Davetleri” site koleksiyonu özelliğini bulup “etkinleştir” diyerek aktif edin.
Artık dış kullanıcı davet edebiliriz.
Dış Kullanıcı Daveti Gönderme:
Dış Kullanıcı davet edeceğimiz seçenek, Site eylemleri menüsünün en altında “Siteyi Paylaş” seçeneği ile görülmektedir.
“Siteyi Paylaş” linkine tıkladığınız da dış kullanıcıları davet edebileceğiniz alanları görebilirsiniz. Burada gördüğünüz alanlara davet etmek istediğiniz kullanıcının e-posta adresi ve adreslerini girmelisiniz. İsterseniz alt kısımda yer alan davet açıklama kısmına davetin ayrıntılarını yazabilirsiniz, Office 365 üzerinden gönderilecek otomatik mail içeriğinde bu mesajınız da yer alacaktır.
Paylaş butonuna bastıktan sonra girmiş olduğunuz mail adreslerine bir davet maili gönderilecektir.
Dış kullanıcı maildeki daveti kabul edin linkine tıkladığında giriş için Hotmail ya da Microsoft online hesabını kullanması eğer hesabı yoksa hesap açması yönünde bir sayfa ile karşılaşır.
Burada en önemli dikkat etmeniz gereken husus şudur. Office 365 Sharepoint Online tarafında kimlik doğrulaması yapılabilmesi için, davete eklediğiniz mail adresi ile, yukarıdaki ekranda yer alan oturum açma maili aynı olmalıdır. Eğer dış kullanıcının şirket mail adresine ya da herhangi ücretli bir e posta adresine davet yolladıysanız, dış kullanıcı bu e-posta adresini önce Windows Live ID ye eklemeli daha sonra giriş yapmalıdır. Aksi halde giriş başarısız olacaktır.
Bu şartlara uyduktan sonra artık dış kullanıcı sisteme giriş yapabilir. Daveti gönderirken kullanıcının mail adresini hangi grup içerisine yazdıysanız o yetkilerle giriş yapmış olur.
Kullanıcı sisteme geldikten sonra istediğiniz alanda istediğiniz yetkileri verebilirsiniz.
İşlemleri tersine götürerek bu özelliği kapatabilirsiniz. Ya da dış kullanıcı ile çalışmanız sona erdiğinde erişimlerini kaldırabilirsiniz.
Dış kullanıcıları biraz uzun anlattım belki ama Sharepoint Online ‘ a özel bir özellik olması ve kullanımına başvurulacak bir özellik olarak önümüzde durması bunun sebebidir.
Kaldığımız yerden Site koleksiyonları menüsüne devam edelim.
Diğer sekmeleri hızlıca inceleyelim;
Sil : Tahmin edeceğiniz üzere, seçmiş olduğunuz site koleksiyonunu silmenizi sağlar.
Özellikler: Seçmiş olduğunuz site koleksiyonu hakkında kota kullanım gibi bilgileri gösterir.
Sahipler: Seçmiş olduğunuz site koleksiyonunun birincil ve ikincil site koleksiyonu yöneticilerini belirler.( Burada yetki vereceğiniz kullanıcının izin vermiş olduğunuz koleksiyona bağlı sitelerde en üst düzey erişim alacağını unutmayınız.)
DNS Bilgileri: Herkese açık web sitesi ya da Intranet sitenizi, kendi alan adınızdan kullanmak istediğiniz de Domain sağlayıcınızda düzenlemeniz gereken CNAME kaydı bilgisini verir.
Geri Dönüşüm Kutusu: Silmiş olduğunuz site koleksiyonlarını restore etmenizi sağlar. Silinen site koleksiyonları default olarak 30 gün boyunca geri dönüşüm kutusunda muhafaza edilir.
2- Infopath Form Services :
Infopath form services ile ilgili temel 2 ayarı barındırır. Bunlardan ilki Infopath formlarının tarayıcı desteği ile ilgili olandır. Eğer “Kullanıcı Tarafından Sağlanan Tarayıcı Etkin Form Şablonları” kısmında yer alan 2 seçeneğe tik atmazsanız ya da varolan tik leri kaldırırsanız, intranet siteleriniz de yayınlayacağınız infopath form şablonları tarayıcı da açılabilme özelliklerini yitirecekler, istemci de yani infopath Filler 2010 ya da Infopath 2010 ile masaüstü uygulamasında açılmaya çalışacaklardır.Bu yüzden bu seçeneklerin tik ile seçildiğinden emin olun.
Diğer ayar ise, normal Sharepoint Yönetim Merkezi’ nde görmediğimiz bir ayar. Formlarınızın ilgili servislerce dizin oluşturma hizmetlerin tarafından dizine alınmasını engellemeniz üzere konulmuş. Yani formlarınızın bir dizin oluşturma servisi tarafından dizine alınmasını istemiyorsanız, “muaf kullanıcılar listesini özelleştir” kısmına tik atıp bu hizmetin adını buraya almanız gerekir.
Cloud da yayın yapılmasından ötürü bu seçenek eklenmiş gibi görünüyor.
3- Kullanıcı Profilleri:
User Profile Services’ in Sharepoint 2010 Foundation hali diyebiliriz. J
Sharepoint 2010 enterprise Server kullananlar için Kullanıcı Profilleri içerisindeki alanlar kısıtlı gelecektir. Sharepoint 2010 Foundation kullanıcıları ise çok yadırgamayacaklardır. Profil eşitleme özelliğini göremiyoruz. Active Directory Sync özellikli paket alıp AD eklediğimiz de bu sekmenin gelme ihtimali var ancak bunu inceleme şansımız maalesef olmadı. LDAP üzerinde senkronize edebilme ihtimali olmasına rağmen menüde bu özelliğin olmaması AD sync. Olsa dahi bu özelliğin gelmeyebileceğini de gösteriyor bize.
Kullanıcılar Sharepoint Online sitesine login olduklarında bilgileri Profil olarak alınıyor. Dış Kullanıcının profilleri saklanmıyor. Teknik olarak dış kullanıcılar kayıtlı kullanıcı değiller çünkü. Bu kısımda işimize yarayacak birkaç özellikten bahsedelim ki bu özellikler tüm Sharepoint ürünlerinde yer alan özelliklerdir.
İzleyiciler: Kullanıcılara ait özelliklere bakarak ( departman açıklama v.s. ) kullanıcı izleyici grupları oluşturmamızı sağlar. Özellikle intranet sitemiz de web part ve benzeri işlevlerin belirli gruplara görünmesini istediğimiz de kullanabiliriz. Diğer bir avantajı da kalabalık kullanıcı işlemlerin de eğer kullanıcı verileri düzenli ise ( kullanıcının departman bilgisi gibi), belirli zaman yapılandırmalarında bilgiler kontrol edilip bu gruplar otomatik olarak yeniden düzenlenir. Böylece mesela İnsan Kaynakları departmanında olan ve yeni kaydı gerçekleşen bir kullanıcı başka bir işlem gerekmeden izleyiciler özelliği sayesinde gruba katılır. Bunun için yapmamız gereken izleyicieri düzenlemektir. Örnek olması açısından izleyicileri nasıl konfigüre edeceğimizi kısaca gösterelim.
İzleyiciler Nasıl Yönetilir ?
Kullanıcı profilleri sekmesinde yer alan kişiler başlığı altındaki “İzleyicileri Yönet” linkini tıklayın.
İzleyicilerin görüleceği alan gelecektir. Burada yer alan “Yeni izleyici” linkine tıklayın.
Gelecek olan ekran da izleyicileriniz için bir isim verin. Örneğin Bölümünde İnsan Kaynakları yazanlar için bir izleyici grubu hazırlayacak isek izleyici ismini de bunu andıracak bir isim girmeniz yönetebilmenizi kolaylaştıracaktır.
Açıklama kısmına yine dilediğiniz gibi izleyici grubunun ne işe yaradığını size anımsatacak bir bilgi yazabilirsiniz.
Sahip kısmında bu izleyici grubunun yöneticisini belirleyin.
Sonra bir altta göreceğiniz “Şu Kullanıcıları ekle” başlığı altındaki 2 seçenekten gerekeni seçin.
Burada yer alan seçenek aslen bildiğimiz kurallarda iş akışlarında karşımıza çıkan “ve” mi “veya” mı seçeneğidir. Yani izleyici derleme kuralımız birden fazla olacak ise, bu kuralların hepsini karşılayan kullanıcılarımı yoksa herhangi birini karşılayan kullanıcılarımı seçeceğimize burada karar veriyoruz.
Tamam dedikten sonra kuralımızı yazacağımız ekran karşımıza gelecek.
Biz bölümün de İnsan Kaynakları yazan kullanıcıları bu izleyici grubuna toplayacağımız için bu şekilde kuralı yazıyoruz.
Tamam diyerek işlemi sonlandıralım.
İzleyici grubumuzun durumunu görebileceğimiz ekrana dönecektir.
Bundan sonra yapmamız gereken derlenme zamanını beklemek. Normal şartlarda izleyicilerin derleme zamanını biz ayarlıyoruz ancak Office 365 Sharepoint Online’ da bu bize bırakılmamış otomatik olarak günlük gece 1 de derlenecek şekilde yapılandırılmış durumda.
Kullanıcı Profillerini Yönet: Sharepoint Online içerisinde profili bulunan kullanıcıların profil bilgilerini yönetici olarak değiştirmenizi sağlayan kısımdır. Sharepoint ürün ailesinin tamamında mevcuttur.
4- İş Verileri Bağlantısı:
Business Data Catalog ve BCS yardımı ile dış veri kaynaklarına ve ticari uygulamalara yapılacak bağlantıları yönetir. Yine tüm Sharepoint ürün ailesinde var olan servistir. Yalnız Sharepoint Designer 2010 yardımı ile Dış veri kaynağı oluşturma bu veri kaynağını dış veri listesi olarak yayımlama ve bu listeyi kullanma gibi imkanları da sağlıyor ki bu tüm ürün ailesinde açık bir hizmet değildir. Office 365 Sharepoint Online içerisinde olması artılardan.
5- Terim Deposu:
Office 365 Sharepoint Online ‘ da kullanıma sunulması ile yine artılar arasında yer alan bir hizmet.
Taxonomy olarak sıkça duyduğumuz hizmetin kendisidir. Ancak normalde tüm Sharepoint ürün ailesinde kullanıma açık değildir. Office 365 Sharepoint Online’ da düzenlenmesi ve kullanılabilmesi sevindirici. Terim Deposu, kullanımının kuruma büyük faydalar getireceği özelliktir. Sharepoint Online üzerinde yöneteceğiniz özellikle evraklarınızın Terimlerle etiketlemeniz bu belgelere daha sonra kolayca erişmenizi sağlayacaktır. Bunun dışında Belge yönetimin de de ve sınıflandırmalar da işinize yarayacak önemli ve güçlü bir servistir. Ayrıntısına daha sonra Intranet tarafına geçtiğimiz de gireceğiz.
6- Güvenli Depolama Hizmeti :
İş veri bağlantısı ve dış veri kaynakların da özellikle bağlantı erişim bilgilerini maskelemek üzere kullanacağımız önemli bir hizmet. Örneğin; Dış bir SQL veri tabanına bağlantı yapılandırdınız da, bu bağlantıya Sharepoint Online kullanıcılarınızın sorunsuz ve de güvenli olarak erişmesini sağlamak için ihtiyacınızı karşılar. Kullanıcılar Güvenli depolama hizmeti üzerinde oluşturulmuş kimliklerce maskelenen erişim bilgilerini görmeden dış veri bağlantısına erişirler. Office 365 Sharepoint Online’ da yer alması yine önemli artılardan.
Bir örnek yaparak somutlaştıralım.
Diyelim ki ERP uygulamamızın SQL ine SQL auth. Kullanıcı adı şifresi ile bağlatacağımız bir dış veri için Güvenli Depolama hizmeti kimliği oluşturacağız. Genel adı ile SSS Kimliği.
Güvenli Depolama Hizmeti içerisinde yer alan Yeni sekmesine tıklayın.
Karşımıza kimlik yapılandırma ekranı gelecek. Şimdi bu ekranı biraz açıklayalım.
Hedef Uygulama Kimliği: Oluşturacağınız kimliği ne için oluşturacağınızı belirleyeceğiniz bir ad girin. Buraya gireceğiniz adı Kimliğe bürünme ayarı yapacağınız dış sistemler de kullanacaksınız o yüzden önemli.
Görünen ad: Aynı bilgiyi girebilirsiniz.
Başvuru Postası: Zorunludur. Aktif bir mail adresi girin.
Hedef Uygulama Türü: Burada seçim yapma şansınız yok. Normal Sharepoint 2010 Server ürün ailesinde seçime açık bir alan. Kullanıma göre değişik seçimler yapılabilir. Ancak Office 365 Sharepoint Online ‘ da bahsettiğimiz kullanım ile kısıtlandığından zaten hazır gelen seçimli bir alandır.
Kimlik Bilgileri Alanları: Bu kısımda 2 alan görüyorsunuz. Windows Kullanıcı Adı ve Windows Parolası yazan alanlar. Karşı taraftaki dış uygulamanın durumuna göre buradaki alanlar “Alan Ekle” seçeneği ile çoğaltılabilir. Alan adı içerisinde yazan bilgilerin teknik bir değeri yok. Bu kısımda yazan alanları siz kendiniz daha anlamlıları ile değiştirin. Biz SQL Auth. Kullanıcı bilgileri gireceğimiz den , “Windows kullanıcı adı” yazan alan adını, “SQL Auth Kullanıcı Adı” olarak değiştiriyoruz, “Windows Parolası” alan adını da “SQL Auth Parolası” olarak değiştiriyoruz. Dediğim gibi burada yazan isimlerin bir önemi yok bu sadece yönetimsel olarak manalı olmalarını sağlamak adına düzenlediğimiz kısım. Burada önemli olan, Alan türü kısmında ki seçeneklerdir. Yani Kullanıcı adı dediğimiz alan adının karşısındaki tür Kullanıcı adı olmalı, Parola olarak belirlediğimiz alan adı karşısında ki tür de Parola olmalıdır. Maskelenmiş seçeneği parolanın birazdan girerken görünüp görünmemesi ile ilgili opsiyonel bir seçenektir.
Hedef Uygulama Yöneticileri: Bu alana sadece site koleksiyonu adminlerini ya da kendinizi ekleyebilirsiniz.
Üyeler: Bu alan da bu kimliği kimler kullanacaksa onları ekleyin. Tüm kullanıcılar kullanacaklarsa herkes seçilmelidir.
Tamam diyerek buradaki işlemi sonlandıralım.
Sorun yok ise listede oluşturduğunuz kimlik tanımlama şablonunuzu görmelisiniz.
Şimdi oluşturduğumuz bu kimliğe, kullanıcı adı ve parola gireceğiz. Bunun için yapmamız gereken ilgili kimliğimizin üzerine gelip kulakçıktan “Kimlik bilgilerini Ayarla” yı seçmek olacaktır.
Son olarak, bağlantı bilgilerimizi oluşturduğumuz alanların karşısına gireceğiz. Kullanıcı adı karşısına ilgili kullanıcı adımız ne ise onu, hemen alt kısımdaki alana ise parolalarımızı girip kaydettiğimiz de artık bu kimlik ile, kullanıcı adı ve parolayı ilişkilendirmiş olacağız. Yani dış içerik türü yönetimi gibi alanlar da kimliğe bürünülmesi gereken kısımlar da artık “ERP SQL Bağlantısı” yazdığımız da ilgili uygulama Sharepoint Online içerisinde yer alan kimliğimize gelip buraya girdiğimiz kullanıcı adı ve şifre ile giriş yapacak.
Bu özellikle beraber, Sharepoint Online Yönetim Merkezi ile ilgili ayrıntılı makalemizi bitirmiş olduk. Özetle Sharepoint Online üzerinde yapabileceklerimizin tahmin edilenden çok daha geniş olduğunu anlatmaya çalıştık.
Bir sonraki makalemiz de Office 365 Sharepoint Online üzerinde Intranet Ekip Sitemiz de neler yapabileceğimizi, Sharepoint Online’ ı daha verimli nasıl kullanabileceğimizi örnekler ile inceleyeceğiz.
Faydalı Olması Dileği İle…