Anasayfa » Office 365 Ortak Klasörler ile Otomatik Cevap – Automatic Reply for All Message in Office 365 by Public Folder

Makaleyi Paylaş

Cloud Computing

Office 365 Ortak Klasörler ile Otomatik Cevap – Automatic Reply for All Message in Office 365 by Public Folder

Bu makalede Office 365 platformunda bir mail hesabına gelen mailin her defasında iletiyi gönderen kişiye otomatik cevap atılmasını sağlayacağız.

Otomatik cevap özelliğini nerelerde kullanabiliriz. Örneğin insan kaynakları departmanı için dışarıdan herhangi bir kişi özgeçmişini insan kaynakları mail hesabına gönderdiğinde maili gönderen kişiye “Özgeçmişiniz bize ulaştı. Uygun bir pozisyon olduğunda sizinle iletişime geçeceğiz.” Gibi otomatik cevap düşmesi sağlanabilir veya bilgi işlem departmanları için kullanılan yardım masası maili içinse maili gönderen kişiye her göndermiş olduğu mail için “Destek talebiniz bize ulaşmıştır. En kısa sürede geri dönülecektir.” diye otomatik olarak geri dönüş sağlanabilir.

Oluşturacağımız otomatik cevap sistemi bireysel kullanıcılar için değil,  müşteri veya kuruluş kullanıcılarını bilgilendirmek için yapacağımız bir konfigürasyondur.

İlk olarak Exchange Online paneline gelip “Ortak Klasörler” seçeneği içerisinde yer alan “Ortak klasörler posta kutuları” sekmesinde yeni bir posta kutusu oluşturuyoruz.

Sponsor

clip_image002

Resim 01

clip_image004 

Resim 02

clip_image006

Resim 03

Posta kutusu oluşturma işlemi bittikten sonra hemen yan sekmede bulunan “Ortak klasörler” seçeneğine geliyoruz.

clip_image008

Resim 04

Buradan da oluşturmuş olduğumuz posta kutusuna bağlayacağımız ortak klasörü oluşturuyoruz.

clip_image010

Resim 05

clip_image012

Resim 06

Oluşturmuş olduğumuz ortak klasör için posta kutusu ayarlarını etkinkeştiriyoruz.

clip_image014

Resim 07

Sonrasında bu ortak klasöre kimler erişecek ise gerekli olan izinleri atamak için “Klasör izinleri” nin altında bulunan “Yönet” e tıklıyoruz.

clip_image016

Resim 08

İlgili kullanıcıları seçip gerekli yetkilendirmeleri gerçekleştiriyoruz.

clip_image018

Resim 09

clip_image020

Resim 10

clip_image022

Resim 11

clip_image024

Resim 12

clip_image026

Resim 13

clip_image028

Resim 14

Yetkilendirme işlemi tamamlandıktan sonra isterseniz ortak klasörlerin özelliklerine gelip portal üzerinde tanımlı olan alan adlarına sahip bir veya birden fazla mail adresi tanımlayabilirsiniz.

clip_image030

Resim 15

Ortak klasör oluşturma işlemi bitti. Şimdi ortak klasör mail adresine mail gönderen her kişiye otomatik cevap gönderilebilmesi için Outlook üzerinden ilgili ortak klasöre sağ tıklayıp özellikler diyoruz.

clip_image032

Resim 16

Gelen ekrandan “Folder Asstant” butonuna tıklıyoruz.

clip_image034

Resim 17

Ortak klasör içerisine gelen her mail için geri cevap döneceğimizden kural oluşturmamız gerekiyor. Bunun için “Add Rule” butonuna  tıklıyoruz.

clip_image036

Resim 18

Buradan “Reply with” seçeneğini işaretleyip “Template” butonuna tıklıyoruz.

clip_image038

Resim 19

Maili gönderen kişilere nasıl bir geri dönüş maili göndermek istiyorsak burada standard bir taslak oluşturuyoruz.

clip_image040

Resim 20

clip_image042

Resim 21

clip_image044

Resim 22

clip_image046

Resim 23

Kuralı oluşturduktan sonra ortak klasörün kuruluş dışarısından mail alabilmesi için  “Anonymous” kullanıcısına “Conributor” yetkisi veriyoruz. Ayrıca sizin izin vermis olduğunuz kullanıcılar dışında diğer kullanıcıların ortak klasör içerisindeki bilgileri görmesini istemiyorsanız “Default” kullanıcısına “None” yetkisi verebilirsiniz.

clip_image048

Resim 24

 

Bu adımları da tamamladıktan sonra hem kuruluş içinden hem de kuruluş dışından ortak klasöre mail gönderimini ve gönderilen her mail için hazırlamış olduğumuz mail taslağının maili gönderen kişiye iletilmesini sağlamış olduk.

Makaleyi Paylaş

Cevap bırakın