Anasayfa » FindTime – Toplantı Planlamanın En kolay Yolu – Bölüm 2

Makaleyi Paylaş

Cloud Computing

FindTime – Toplantı Planlamanın En kolay Yolu – Bölüm 2

Bu makale serisinin ilk bölümünde, yeni Outlook FindTime eklentisinin tanıtımını, ayrıca hem Outlook 2016 hem de OWA üzerinden nasıl yükleneceğini göstermiştik. Şimdi ise, toplantıların nasıl kolay bir şekilde organize edileceğinden bahsedeceğiz.

FindTime Kullanma

 

Bu demo için, ben, Hakan UZUNER, Bilgehan POYRAZ, Fatih KARAALİOĞLU 3 dahili kullanıcının ve yine benim kendi Gmail hesabım olan umit.syhn@gmail.com dış kullanıcısı bu toplantıya dahil olacaktır. Böylece FindTime uygulamasının dış kullanıcılar içinde nasıl çalıştığını kontrol edeceğiz.

Genel olarak herkesin free/busy (serbest/meşgul) durumlarına bakarak zamanlama yardımcısını kullanabiliriz. Bu bilgilere dayanarak kendimizce en uygun zamanı seçip, daveti daha sonra gönderebiliriz.

clip_image002

Resim 01

Sponsor

Ancak, daha önce belirttiğimiz üzere, FindTime bu durumun ötesine geçerek kullanıcıların kendileri için en iyi zamanı seçmesine olanak tanır. Gerçekleştireceğimiz toplantıyı FindTime yapmak için FindTime butonuna tıklayarak işlemi başlatıyoruz.

 

clip_image004

Resim 02

FindTime kullanımını ilk kez gerçekleştireceğimiz için Office 365 hesabımız ile giriş yapmamız gerekiyor.

 

clip_image006

Resim 03

Office 365 üzerinde oturum açmak için “Link Now” butonuna tıklıyoruz.

clip_image008

Resim 04

Oturum açtıktan sonra FindTime eklentisini kullanmaya başlayabiliriz.

clip_image010

Resim 05

Daha önceden belirlenmiş bir toplantı süresini seçebilir veya özel bir tarih belirleyebiliriz.

clip_image012

Resim 06

Başka bir zaman dilimini seçebilir ve sadece çalışma saatlerini görmek isterseniz ilgili özellikleri değiştirebilirsiniz.

clip_image014

Resim 07

Saat diliminin olduğu ilk grup bize sunulan tüm seçenekleri içerir. Her katılımcı uygun zaman aralığı nerede ise onu seçebilir. Çünkü bu toplantımızda organizasyon dışı kullanıcı var ve FindTime bu kullanıcının free/busy bilgilerini sorgulayamaz.

İkinci grup ise bir veya daha fazla katılımcının uygun olmadığı zaman dilimi gösterir.

clip_image016

Resim 08

Gün içinde en iyi öneri ilk olarak sunulmaktadır. Çakışma varsa, renk kodları ile katılımcıları belirtir. Yeşil (Uygun), Kırmızı ( Meşgul) yada Sarı ( Geçici olarak meşgul). Gri (Gizli veya kullanılamıyor takvimler içindir.)

Sağdaki küçük insan simgesi ile belirtilen butona tıklayarak tam olarak kimlerin olduğunu ve kimlerin olmadığını görebilirsiniz. Bazı katılımcıların isteğe bağlı olduğu durumlarda yararlı olacaktır.

clip_image018

Resim 09

Takvim simgesine tıkladığınızda ise önerilen zaman aralığında başka nelerin olup olmadığını kolayca görebilirsiniz.

clip_image020

Resim 10

Bir sonraki adımda ise birden fazla zaman aralığı seçerek toplantı saat seçeneklerini belirliyoruz.

clip_image022

Resim 11

Bazı katılımcıları bu döngü içerisine sokmak istemiyorsanız, ilgili kullanıcıyı “CC” (Bilgi) kısmına taşıyarak isteğe bağlı katılımcı olarak belirleyebilirsiniz. Sadece gerekli olan katılımcılar altı çizili olarak gösterilir.

clip_image024

Resim 12

Zaman aralıklarını seçtikten sonra “Next” butonuna tıklayarak toplantı konumunu girebilir ya da Skype toplantısı olarak ayarlayabiliriz.

clip_image026

Resim 13

“Meeting settings “ seçeneğine tıkladığımızda toplantıya ait 3 adet seçenek karşımıza çıkıyor olacak.

clip_image028

Resim 14

Notifications : Toplantıya katılanlar e-posta ile bildirim gerçekleştirir.

Auto Schedule : Tüm katılımcıların toplantı zaman aralığını kabul etmesi durumunda takvimi otomatik olarak programlar.

Holds : Her toplantı seçeneği takvimimize randevu olarak ekler. Tutulan tüm randevuları bir toplantı seçeneği zamanladığında veya iptal edildiğinde kaldırır.

clip_image030

Resim 15

FindTime yeni toplantıyı, kullanıcıların tercih ettikleri seçeneklere oy vermeleri için bağlantı içeren normal bir e-posta şeklinde daveti oluşturur.

clip_image032

Resim 16

Toplantı organizatörü olarak bize davetiyelerin gönderildiğine dair bilgilendirme maili geliyor.

clip_image034

Resim 17

Daha önce belirtmiş olduğumuz “Meeting settings” içerisinde yer alan “Holds” özelliği sayesinde toplantı içerisinde yer alan tüm zaman aralıklarını takvimimize randevu olarak ekliyor.

clip_image036

Resim 18

 

Katılımcıların FindTime’ı Kullanması

 

Şimdi her katılımcının toplantı davetini nasıl kabul edeceğini veya reddedeceğine bakacağız. İlk olarak dış kullanıcı olarak eklemiş olduğumuz Gmail hesabı üzerinden bu işlemi gerçekleştireceğiz.

clip_image038

Resim 19

Dış kullanıcılarda FindTime katılımcının kim olduğunu söylemez. Bu yüzden katılımcı kim olduğunu belirtmelidir. Bu işlem problemlere sebep olabilir. Çünkü katılımcı istediği kişiliği seçebilir ve o kişi için oy kullanabilir. Aynı şekilde o kişi aynı daveti açtığında oylarını güncelleyebilir.

clip_image040

Resim 20

Alıcı bir kere kendini tanımladığında sol tarafta tüm katılımcı listesi ve toplantı hakkında ki bazı detaylar sunulur.

clip_image042

Resim 21

“Show Availability”  butonuna basarak FindTime kullanıcının takvimini kontrol eder ve belirtilen özel tarihte meşgul ya da uygunluğu hakkında açıklama kutusu gösterir.

clip_image044

Resim 22

Bu ekranda tercih ettiği ve uygun olup olmadığı zamanları seçebilir.

clip_image046

Resim 23

“Submit” butonuna basarak işlem tamamlanır.

clip_image048

Resim 24

“Subscribe to my votes”  seçeneği holds seçeneği ile benzerdir: Katılımcının uygun olarak belirlediği her toplantı seçeneği için katılımcı takvimine bir randevu ekler.

clip_image050

Resim 25

Kullanıcı bir sefer oy kullandığında organizatör katılımcının onayladığı ve seçimlerini söyleyen bildirim alır.

clip_image052

Resim 26

Toplantı oylama sürecine geçmiş bulunuyor. Şimdi Hakan UZUNER isimli başka bir iç kullanıcının bakış açısıyla gidelim. Bu durumda, Hakan UZUNER aynı toplantıda onu Exchange Online posta kutusunda “davet” alır:

clip_image054

Resim 27

“Select options” seçeneğine tıkladığında kullanıcı olarak kim olduğunu seçebileceği benzer ileti alması mümkündür. ( Muhtemelen IE çerezlerine bağlı)

clip_image055

Resim 28

Fakat toplantı için ek olarak iki zaman dilimi eklemeye karar verir. 1.si aynı gün 13 diğeri takip eden günde 14 olarak belirler. Bu işlemi “Add an option” butonuna basarak gerçekleştirir.

clip_image057

Resim 29

“Add” butonuna bastığında tercihler kaydolur.

clip_image059

Resim 30

Tercih edilen toplantı zamanlarını şimdi güncelleyebilir.

clip_image060

Resim 31

Ve “Submit” butonuna basarak işlemi tamamlar.

clip_image062

Resim 32

Hakan UZUNER “Subscribe to my votes” butonuna basarak, uygun gördüğü her toplantı seçeneği için FindTime geçici randevuları takvimine ekler.

Hakan UZUNER ek olarak iki seçenek seçtiği için organizatörün olduğu kadar tüm katılımcılar Hakan UZUNER’in toplantı için belirlediği yeni zamanları bildiren bir sonraki mail bildirimini alacaklardır.

clip_image064

Resim 33

Diğer bir iç kullanıcı Fatih KARAALİOĞLU tüm 5 seçenek üzerine oylama yapabilir.

clip_image066

Resim 34

Son olarak son katılımcı Bilgehan POYRAZ oylama işlemini gerçekleştirir.

clip_image068

Resim 35

Bilgehan POYRAZ iç kullanıcısı da daha önceden gördüğümüz “Show Availability”  butonunu seçebilir ve FindTime hangi zamanlar da onun uygun yada meşgul olduğunu bilmesine izin verir.

clip_image070

Resim 36

Son katılımcı da onaylama işlemini tamamladığında organizatör herkesin onayladığı bir bildirim ve diğer katılımcılar da FindTime’ın herkese gönderdiği bir toplantı davetiyesi alır.

clip_image072

Resim 37

Organizatörü de içeren tüm katılımcıların takvimi otomatik olarak güncellenir.

clip_image074

Resim 38

Katılımcılar bir toplantı daveti alır.

clip_image076

Resim 39

clip_image078

Resim 40

Kullanıcılar bu isteği kabul ettiğinde organizatör işlem tamamdır bildirimi ile genel toplantının onaylandığı bir mail alır.

clip_image080

Resim 41

OWA ve Mobil Cihaz Üzerinde FindTime Kullanımı

 

OWA’da da kullanıcı deneyimi benzerdir. Katılımcı açısından OWA kullanımını gördük. Şimdi organizatörün açısından OWA’da FindTime nasıl kullanılır bir bakalım. Normal bir toplantı daveti tasarlayarak işleme başlıyoruz.

clip_image082

Resim 42

Add-ins seçeneğine tıkladıktan sonra FindTime eklentisine tıklıyoruz.

clip_image084

Resim 43

Bu işlemden sonraki süreçler yukarıdaki süreçlerle aynıdır.

clip_image086

Resim 44

Bir katılımcı cep telefonunda bir maille davet aynı süreci takip eder.

clip_image088

Resim 45

“Select options”  tuşuna bastığında katılımcı FindTime web sitesine tekrar yönlendirilir.

clip_image090

Resim 46

Buradan katılımcılar programlarına göre oylarının dökümünü alabilirler.

clip_image092

Resim 47

clip_image094

Resim 48

Bir kere birisi onayladığında (sadece bir kişinin davet edildiği durumda) katılımcı tüm detayları ile birlikte final toplantı davetini alır.

 

clip_image096

Resim 49

Bu makalemizde Findtime eklentisinin son kullanıcı tarafında nasıl kullanılacağını anlattık. Umarım faydalı bir makale olmuştur, bir sonraki makalemizde görüşmek üzere.

Makaleyi Paylaş

Cevap bırakın