mail server?

arkadaşlar hekese selam iyi çaışmalar! öncelikle bu konu için en uygun yeri aramama rahmen bulamadım,eğer sizde benim gibi yalnış yere açıldığını düşünüyosanız lütfen yardımcı olun. soruna gelince dün akşam bir müşterim maillerle ilgili sorun yaşıyor, herhangi bir yerden şirkete gönderilen mail bu kişini outlook 'unda 2 tane olarak görünüyor (tam bilgim yok ama sanırım mail server kullanılıyor olabilir şirketlerinde) bu noktada ayarlarla ilgili sorun olduğu çok açık. asıl konu bu müşterim benden mail serverin ne olduğu ne yapabildiği ne işe yaradığı vb şeklinde sorular yöneltti bende kendisine word'te detaylı açıklayıp mail atacağımı söyledim internette aramama rahmen bir çocuğun anlayabileceği yalınlıkta bilgi bulamadım.lütfen bana 7 yaşındaki bir çocuğun anlayacağı şekilde yazarmısınız yada link verirmisniz. kendimi üniversite tezi hazırlıyor gibi hissettim yardımlarınızı bekliyorum