Microsoft, kurumsal müşterilerin e-posta yönetimini kolaylaştırmak için Exchange Online’da arşivleme sürecini yeniden şekillendiriyor. Şirket, yeni “Otomatik Arşivleme” özelliğiyle e-posta kutularının depolama sınırına ulaşmadan düzenli kalmasını sağlamayı hedefliyor.
Otomatik Arşivleme Depolama Sorunlarını Önleyecek
Geleneksel zaman bazlı arşivleme yöntemi, yalnızca belirlenen sürenin dolmasıyla eski e-postaları arşiv kutusuna taşıyordu. Ancak yeni dönemde Microsoft, e-posta kutusu doluluk oranı yüzde 90’a ulaştığında sistemin en eski e-postaları kendiliğinden arşivlemesini sağlayacak. Bu özellik, kullanıcıların depolama sınırına takılmadan e-posta trafiğini sürdürmesine yardımcı olacak.
Sistemde “Managed Folder Assistant” adlı bir yardımcı sürekli olarak e-posta kutusu kullanım oranını denetleyecek. Arşiv kutusu etkinse ve yeterli kapasiteye sahipse e-postalar otomatik şekilde taşınacak. Böylece kullanıcılar, manuel arşivleme yapmadan e-posta düzenini koruyabilecek.
Microsoft, Otomatik Arşivleme’nin belirli içerik türlerine dokunmayacağını da açıkladı. “Asla Arşive Taşınma” etiketiyle işaretlenen öğeler, sistem tarafından korunacak. Ayrıca yeni özellik, kullanıcı adına otomatik olarak arşiv kutusu oluşturmayacak. Arşiv kutusu önceden yapılandırılmamışsa işlem başlamayacak.
Microsoft ayrıca Otomatik Arşivleme’nin kendi kendine genişleyen arşivleri tetikleme yetkisine sahip olmadığını belirtiyor. Bu nedenle yöneticilerin e-posta kutularını düzenli aralıklarla kontrol etmesi önem taşıyor.
Yeni arşivleme sistemi, 15 Ekim itibarıyla dünya genelindeki kullanıcılarla buluşacak. Devlet kurumları içinse dağıtım süreci kasım ayında başlayacak. Microsoft, özelliğin devre dışı bırakılmasına izin vermiyor çünkü sistemin olası kesintileri önleyen güvenli bir mekanizma olarak tasarlandığını belirtiyor.
Şirket, yöneticilerin sıkça yönelttiği soruları yanıtlamak için özel bir SSS bölümü de hazırladı. Bu bölümde arşivleme etiketlerinden yapılandırma ayarlarına kadar birçok detay yer alıyor. Yeni arşivleme yöntemi, e-posta yönetimini daha sürdürülebilir hale getirirken işletmelerin veri düzenini korumasına destek sunacak.
