Microsoft Whiteboard İçin Kritik Tarih Yaklaşıyor: Eski Dosyalar Silinebilir

Microsoft, Azure üzerinde tutulan eski Whiteboard dosyalarının OneDrive’a taşınması için tanınan sürenin sonuna yaklaşırken kuruluşlardaki yöneticileri yeniden uyarıyor. Kurumsal kullanıcıların 22 Ağustos’a kadar eski panoları yeni depolama yapısına geçirmesi gerekirken taşınmayan içerikler 5 Eylül’den sonra kalıcı olarak silinme riskiyle karşılaşacak. Kişisel Microsoft hesabı kullanan kişiler için de 22 Ağustos’tan itibaren yeni Whiteboard oluşturma veya düzenleme işlemleri duracak ve uygulamanın kullanımdan kaldırılması süreci başlayacak.

Eski Whiteboard Dosyaları OneDrive’a Taşınıyor

Microsoft’un geçiş planı, 2022’den önce oluşturulan kurumsal Whiteboard dosyalarını Azure depolamasından OneDrive’a aktarmaya dayanıyor. Şirket, 2022 yılından itibaren ticari müşterilerin oluşturduğu yeni Whiteboard dosyalarını varsayılan olarak OneDrive üzerinde saklarken daha eski içerikler Azure tarafında kalmaya devam etti. Microsoft, yeni depolama modelinin güvenlik, erişilebilirlik, sürüm geçmişi ile eDiscovery gibi kurumsal yetenekler açısından daha kapsamlı olduğunu belirtiyor.

Kurumsal yöneticiler, kiracıda hâlâ Azure tabanlı pano bulunup bulunmadığını PowerShell üzerinden kontrol edebiliyor. Microsoft’un sağladığı Get-WhiteboardsForTenant komutu, kuruluş içinde taşınması gereken eski Whiteboard içeriklerinin belirlenmesine yardımcı oluyor. Özellikle eski çalışanların hesaplarında kalan panolar, geçiş işleminin kullanıcı tarafından tetiklenmesi gerektiği için yöneticilerin ayrıca kontrol etmesi gereken içerikler arasında bulunuyor.

Microsoft Whiteboard’ın web sürümü, Teams masaüstü uygulaması, Teams web sürümü veya Windows uygulaması üzerinden eski bir panonun açılması, geçiş sürecini tetikleyebiliyor. Sistem, uygun Azure tabanlı içerikleri arka planda OneDrive’a aktarırken kullanıcıya işlemin başladığı, devam ettiği veya tamamlandığı hakkında bildirim gösteriyor. Mobil Whiteboard uygulamalarının ise bu geçişi başlatmadığı için yöneticilerin yalnızca telefon veya tablet kullanımına güvenmemesi gerekiyor.

Microsoft’un geçiş mimarisi, tüm dosyaların tek seferde manuel olarak dışarı aktarılmasını gerektirmiyor. Kullanıcı eski bir panoyu desteklenen platformlardan açtığında sistem ilgili içeriği yeni depolama altyapısına taşımaya çalışıyor. OneDrive depolama alanının yetersiz olması veya kullanıcı hesabına uygun OneDrive alanının tanımlanmaması gibi durumlar ise aktarımın tamamlanmasını engelleyebiliyor.

OneDrive üzerinde saklanan Whiteboard dosyaları, Azure tabanlı eski panolarda bulunmayan çeşitli kurumsal özelliklere erişebiliyor. Microsoft’un karşılaştırmasına göre OneDrive depolaması daha gelişmiş sürüm geçmişi, Office.com araması, saklama ilkeleri, eDiscovery ile veri kaybı önleme gibi yetenekleri destekliyor. Yeni Whiteboard özelliklerinin yalnızca OneDrive tabanlı içeriklere sunulması da Microsoft’un geçiş kararının temel nedenleri arasında yer alıyor.

Kuruluşların eski panoları yalnızca arşiv olarak saklaması gereken durumlarda bile geçiş sürecinin tamamlanması önem taşıyor. Bir projenin taslakları, toplantı notları, mimari çizimleri veya ekip çalışmaları yıllar sonra yeniden gerekli olabileceği için eski Azure dosyalarının erişilemez hâle gelmesi kurumsal bilgi kaybına yol açabiliyor. Microsoft, başarılı geçiş sonrasında eski Azure kopyalarının kullanıcı erişimine kapatılacağını belirtirken kurtarma seçenekleri için de sınırlı bir süre tanıyor.

Kişisel Microsoft hesabıyla Whiteboard kullanan kişiler, kurumsal müşterilerden farklı bir geçiş takvimiyle karşılaşıyor. Microsoft’un bildirimlerine göre 22 Ağustos’tan itibaren kişisel hesaplarla yeni pano oluşturma veya mevcut panoları düzenleme işlemleri sona erecek. Kullanıcılar önemli içeriklerini kaybetmemek için söz konusu tarihten önce gerekli dışa aktarma veya koruma işlemlerini tamamlamak zorunda kalacak.

Microsoft’un kurumsal OneDrive geçişi ile kişisel hesaplar için uygulamanın kullanımdan kaldırılması aynı süreçte ilerlese de iki durumun depolama modeli aynı değil. Ticari müşteriler eski Azure panolarını OneDrive’a taşıyarak yeni Whiteboard altyapısında çalışmaya devam ederken kişisel hesap sahipleri için kullanım seçenekleri daha sınırlı hâle geliyor. Microsoft’un 2026 boyunca gerçekleştirdiği ürün yaşam döngüsü değişiklikleri, kullanıcıların eski içerikleri desteklenen hizmetlere zamanında taşımasını daha önemli hâle getiriyor.

Kurumsal BT ekiplerinin bu hafta içinde öncelikle hangi kullanıcıların eski Azure Whiteboard dosyalarına sahip olduğunu belirlemesi gerekiyor. Microsoft’un PowerShell araçları, sahipliği artık aktif olmayan kullanıcılara ait panoların tespit edilmesine yardımcı olurken gerekli durumlarda pano sahipliğinin aktif bir kullanıcıya aktarılması da geçişin tetiklenmesini sağlayabiliyor. Uzun süredir kullanılmayan hesapların kuruluş içinde hâlâ önemli proje içeriklerine sahip olması, özellikle büyük Microsoft 365 ortamlarında ayrı bir kontrol başlığı oluşturuyor.

22 Ağustos sonrasında eski içeriklere yönelik geçiş penceresinin kapanması, 5 Eylül tarihini de kritik hâle getiriyor. Kuruluşlar eski panolarını zamanında taşımadığında kullanıcıların daha sonra ihtiyaç duyabileceği proje çizimleri, toplantı çalışmaları veya planlama içerikleri kalıcı olarak kaybolabilir. Microsoft’un OneDrive merkezli yapıya geçişi, Whiteboard’ın yeni özelliklerini tek bir depolama altyapısında toplarken BT yöneticileri açısından kısa vadede en önemli görev eski içeriklerin eksiksiz biçimde yeni sisteme geçirilmesi olacak.