Microsoft, Word kullanıcıları için zaman kazandıran yeni bir özelliği duyurdu. SharePoint’in e-İmza servisi artık Microsoft 365 Word’e entegre edildi. Bu yenilikle birlikte belgeleri imzalamak için PDF’e dönüştürmeye veya üçüncü taraf araçlara başvurmaya gerek kalmayacak. Kullanıcılar, belgeleri doğrudan Word üzerinden imzalayabilecek veya imza talebinde bulunabilecek.
SharePoint e-İmza, Word İçinde Doğrudan Kullanılabilecek
Microsoft 365 ortamındaki SharePoint altyapısıyla entegre çalışan bu özellik, belgelerin onay sürecini hızlandıracak. Kullanıcılar artık Word üzerinden belge hazırlarken doğrudan imza alanları ekleyebilecek ve belgeyi imzaya gönderebilecek. İmzalama işlemi tamamlandığında belge otomatik olarak PDF’e dönüştürülecek ve orijinal Word dosyasının bulunduğu SharePoint klasöründe saklanacak.
İmza süreci boyunca hem belge göndericisi hem de imzalayan kişi, sistem tarafından otomatik olarak bilgilendirilecek. Ayrıca kullanıcılar, imzalanmış PDF üzerinde kimlerin ne zaman imza attığını gösteren denetim geçmişini görüntüleyebilecek.
Bu entegrasyon özellikle sık belge imzalayan çalışanlar veya yöneticiler için önemli bir zaman tasarrufu sağlayacak. Daha önce manuel olarak yapılan PDF dönüştürme, dış servisle imza atma ve belgelere geri yükleme gibi adımlar tamamen ortadan kalkacak. Kullanıcılar Word içinde kalarak tüm süreci tamamlayabilecek.
Microsoft ayrıca bu özelliğin güvenliğe ve yasal uyumluluğa katkı sağladığını vurguluyor. SharePoint e-İmza özelliği Microsoft 365 güvenlik sınırları içinde çalışıyor. Belgeler şirket dışına çıkmadan imzalanıyor ve bu sayede veri bütünlüğü korunuyor.
Yeni özellik, kurumsal düzeyde kontrol imkânı da sunuyor. Microsoft 365 yöneticileri, bu özelliği belirli kullanıcılar ya da SharePoint siteleriyle sınırlayabiliyor. İmza süreçleri, Microsoft Purview denetim günlüğüne kaydediliyor. Böylece şirketler, yasal ve iç denetim ihtiyaçları için tüm süreci belgeleyebiliyor.
Kuruluşların, bu özelliği Word üzerinde kullanıma açması için M365 Yönetim Merkezi’nden gerekli izinleri vermesi gerekiyor. Özellik, Microsoft 365 Current Channel ve Beta Channel kullanan masaüstü Word sürümlerinde çalışıyor.
Microsoft, SharePoint e-İmza özelliğini ilk olarak Amerika Birleşik Devletleri, Kanada, Birleşik Krallık, Avrupa ve Avustralya-Pasifik bölgelerinde yayınlamaya başladı. Bu dağıtımın temmuz ayı başına kadar tamamlanması bekleniyor. Diğer bölgelerdeki kullanıcılar ise yıl sonuna kadar bu özellikle buluşacak. Yöneticilerin özelliği etkinleştirmemesi durumunda kullanıcılar bu yeni işlevden faydalanamayacak. Bu nedenle kurum içi BT birimlerinin özelliği desteklemesi büyük önem taşıyor.
Microsoft’un bu hamlesi, hem kullanıcıların iş akışını hızlandırıyor hem de Word ve SharePoint entegrasyonunu güçlendiriyor. Üçüncü taraf imza araçlarına olan ihtiyaç azalırken, Microsoft 365 ürünlerine olan bağlılık artıyor. Özellikle belge hazırlama ve imzalama sürecinin sık yaşandığı kurumlarda bu yenilik ciddi bir verimlilik kazancı sağlayabilir.
