Bu makalemizde ofis ortamında çalışanların kullanmış olduğu Offline Files özelliğini ele alacağız. Öncelikle bu özelliği kullanmadaki yarardan biraz bahsedelim. Offline Files özelliği seyahat etmek zorunda olan ve gününü dışarıda geçirmek zorunda kalan kullanıcılar için vazgeçilmez bir özelliktir. Şimdi bu özelliğimizin çalışma mantığından bahsedelim.
Bu özellik ile şirket ortamında server üzerinde bilgileri bulunan kullanıcılar, bu bilgilerin olduğu klasör ile senkronize oldukları durumda Offline Files özelliklerini aktif ettiklerinde şirket dışına çıktıklarında bile bu bilgileri şirkette bilgilerin tutulduğu klasöre bağlıymışçasına kullanabilirler. Şirkete tekrar geldiklerinde senkronizasyon sağlanır ve şirket dışında yapılan değişiklikler tekrardan şirkette tutulan klasörün içindeki bilgiler ile senkronize olarak güncellenir.Bu özellikle bilgilerimiz serverde güvenlice tutulup yedeklemesi yapılırken biz aynı zamanda server ile online olmadığımız durumda bilgilerimize erişip zaman ve iş kayıplarını engelleriz.Genel anlatımdan sonra bu işlemlerin nasıl gerçekleştiğini görelim.Ben senaryomda bir server,bir Windows xp client kullanarak sizlere bu işlemlerin Windows7 ve Windows Xp üzerinde nasıl gerçekleştiğini anlatacağım.
Offline Files Windows Xp Kullanım Adımları
Offline Files uygulamasını sağlıklı ve güvenli bir yapıda uygulamak için ortamda bulunan server üzerinde kullanıcımın map olacağı ve Offline Files özelliğinden yararlanacağı bir klasör oluşturuyorum.Bu klasörüme sadece uygulamayı kullanacak kullanıcıma full erişim veriyorum.Bu özellikleri belirlemek sizin elinizde olduğu için değişik yetkilendirme yapabilirsiniz.
1-C diskimiz üzerinde Offline Files isimli bir klasör ve onun içerisinde Offline Files isimli bir txt dokümanı açalım.
2-Şimdi oluşturduğumuz klasöre gerekli uygulamadan yararlanacak olan kullanıcımıza gerekli hakları atayalım.Ben COZUMPARK kullanıcıma full hak veriyorum bu klasör üzerinde siz kendi ortamınızdaki yapıya göre hareket edebilirsiniz.Server tarafında yapacağımız işlem bu kadar kısa ve basit.
3-Client tarafında yapılması gereken işlemimiz değişik özellikler göstereceği için biz bunu farklı tipler üzerinden anlatacağız.İlk olarak domainde olmayan workgroup mantığında olan bir xp üzerinden bu işlemlerin nasıl geçekleştiğini görelim.Şimdi kullanıcımız üzerinden Start->Run üzerine serverimizin file:///%5C%5C10.81.1.174 olan ip adresini girelim.
4-Authencation bilgilerimizi girelim.
5-Şimdi aşağıda paylaşımda olan dosyamızı görelim.Aşağıda bizim oluşturduğumuz klasör ve server tarafında oluşturulan klasörler gözükmektedir.
6-Domainde olamayan bu kullanıcımızın oturum açma şekillerinden dolayı Offline Files seçeneği görünmeyebilir. Bu sorunu domainde olmayan kullanıcılarda ortaya çıkmaktadır. Bunu engellemek için oturum açma ayarlarımızda ve görünüm ayarlarımızda aşağıdaki işlemleri yapmamız gerekmektedir.
7-Önce denetim masasından User Account Bölümüne girelim.
8-Şimdi burada başlangıçta oturum ayarlarımızı değiştirmek için Change The Way users Log On Off seçeneğine tıklatalım.
9-Burada Use Fast User Switching seçeneğinin işaretini kaldırarak açılışta karşılama ekranının gelmesini engelleyelim.
10-Bu işlemden sonra AraçlaràKlasör seçenekleri menüsünden Basit dosya paylaşımı kullan seçeneğini kaldıralım.Bu işlemden sonra bir kez loggoff olup tekrardan login olalım.
11-Oturum açma şeklimizin değiştiğini göreceksiniz.Şimdi tekrardan server üzerinde bulunan klasörümüze login olalım.Bu işlem için tekrardan run satırına gerekli ip adresini yazalım.
12-Gerekli authencation bilgilerini girelim.
13-Gerekli bilgileri girdikten sonra adımıza server üzerinde açılmış olan klasörümüze bir sürücü harfi üzerinden map olalım.
Bu işlem için bağlanılacak klasör üzerinde sağ tıklatıp Map network Drive kısmına tıklatalım.
14-Bir sürücü harfi seçip Reconnect at logon seçeneği ile her açılışta bağlanmasını sağlayalım.
15-Şu an sürücümüze map olduk resmimizde görünmektedir.
16-Şimdi tekrardan Tool Menüsünden Folder Options kısmına girelim.
17-Şimdi burada ilk önce açtığımız Folder Options özelliklerinden farklı olarak Offline Files Sekmesinin geldiğini görüyoruz.Biz bu özelliği kullanacağımız için Eneble Offline Files seçeneğini seçiyoruz.Ben burada ekranı rakamlandır.Hangi rakamın ne işe yaradığını aşağıda açıklayacağım.
1-Offline Files özelliğini açar
2-Login olunca senkronize eder
3-Log off olunca senkronize eder
4-Ekranda belli sürede uyarı çıkar
5-Uyarı süresi belirlenir
6-Masaüstüne offline Files klasörü açar
7-Bu dosyaları şifreleme yapar
8-Disk üzerinde offline Files için gerekli miktar belirlenir.
9-Offline files dosyalar silinir.
10-Offline Files dosyalar gözükür.
11-Gelişmiş Özellikler yapılandırır.
18-Şimdi bukadar gereksinimden sonra işlemimizi yapmaya başlayalım.Network üzerinde bulunan paylaşımımızı tekrar açalım.Bu işlem için yine Start Run serverimizin ip adresi ve authencation bilgilerini girelim.Offline file özelliğimizi aktif edip bir üst ekrandada enable ettiğimiz için artık map klasörümüze sağ tıkladığımızda Make Available Offline özelliği aktif oldu Maka Available Offline kısmına tıklatalım.
19-Şimdi bizi karşılayan sihirbaza next diyip ilerleyelim.
20-Logon olduğunda otomatik senkronizasyon işlemi için gerekli çentiği seçili bırakalım.
21-Şimdi ise uyarının saatin yanında gözükmesi için gerekli çentiği seçili bırakalım.Masaüstüne kısayol attırmak için istersek alttaki seçeneği aktif hale getirebiliriz.
22-Bu işlemden sonra map sürücümüzün kenarına offline Files simgesi geldi.Masaüstünde de kısayolu oluşturuldu.
23-Şimdi kullanıcımız da dosyamıza yazalım .
24-Şimdi server tarafında kullanıcımızın yazdığı bilgilere bakalım arada bir kopma olmadığı için içerik aynı olacaktır.
25-Şimdi kullanıcımın ağ bağlantısını kesip dosyamın içeriğini değiştiriyorum.Ağbağlantım saatin orada gözüktüğü gibi kopmuş durumdadır.
26-Kullanıcıma değişen dosya serverde hala eskisi gibi.
27-Network bağlantımızı aktif hale getirelim.Şimdi saatin yanındaki Offline Files simgesini tıklatarak gelen ekranda Ok butonuna basalım senkronize olmasını sağlayalım.
28-Karşımıza gelen ekranda eşitleminin başarılı olduğu belirtilmektedir.Bu işlemi ayrıca Tool menüsünden Synchronize seçeneği ilede yapabiliriz.Zaten login olunca otomatik olarak eşitleme yapacaktır.Kullanıcımız şirket dışına gidip gelince o anda oturum açınca eşitleme yapılacaktır.Görüldüğü gibi eşitleme başarılı olmuştur.Kullanıcımızın dosyasının içeriği servere aktarılmıştır.
29-Senkronizasyon sonrası bilgiler server tarafında aşağıdaki gibidir.Senkronizasyon işlemi başarı ile gerçekleşmiştir.
30-Şimdi ise bu Offline özelliğini nasıl kaldıracağımıza değinelim.Offline Files özelliği ile yapılandırdığımız klasörün olduğu alanı Offline Files kısayolunu tıklayarak açalım.Klasörümüzün üzerinde sağ tıklayıp Make Available Offline çentiğini kaldıralım.
31-Bu işlem sırasında karşımıza gelen uyarıyı OK butonu ile geçelim.
32-Şimdi Offline Files bağlantımız kapatıldı.Klasörümüzün kenarındaki Offline İkonumuzda kalkmış durumdadır.Ortamda farklı bir Offline Files bağlantımız yok ise Klasör Özelliklerinde Offline Files Sekmesinden Enable Offline Files özelliğini kaldırarak login olunca senkronize işleminide kesmiş oluruz.Xp tarafında yapacağımız işlemler bu kadar.
Workgroup ortamında offline Files özelliğinin aktif olması için gerekli olarak kullanıcı hesap denetim ayarlarının nasıl yapılması gerektiğini,Basit dosya paylaşımı ayarının pasif edilmesi gerektiğini anlattık.Domain ortamında ise sadece hak verilen klasöre map olmak yeterlidir.Sonrasında zaten workgroup ortamında olan bir pc gibi ayar yapmamıza gerek yoktur.Map klasörüne sağ tıklatıp direkt olarak Offline Files özelliğini aktif edebilir.Bu özellik standart olarak aktif durumdadır.Yinede gelmez ise klasör seçeneklerinden basit dosya paylaşımını kullan seçeneğini kaldırmamız yeterlidir.
Windows 7 Offline Files Kullanım Adımları
Bu senaryomuzda bir server 2008 ve birde Windows7 client kullanacağız bu işlemimi ise xp işletim sisteminin tersine domain ortamında yapacağım.Şimdi server 2008 üzerinde Offline isminde bir klasör oluşturuyorum.
1-Bu klasörün özelliklerinden RIZA isimli kullanıcıya full hak veriyorum.Server tarafında yapacağımız işlemler bu kadar.
2-Şimdi Windows 7 işletim sisteminden login oluyorum.
3-Şimdi Offline Klasörümün Tutulduğu Serverime map oluyorum.
4-Paylaşımlar içerisinde Offline Klasörüm gözükmektedir.Şimdi klasörümü sağ tıklatıp Her zaman çevrimdışı olarak kullanılır seçeneğini işaretliyorum.Görüleceği üzere windows 7 üzerinde hiç bir ayar yapmadık.Bu seçeneğimiz default olarak aktif durumdadır.
5-Üstteki seçeneği tıklayınca aşağıdaki ekran gelerek çevrimdışı klasörleri aktif hale getirmektedir.
6-Resmimizde görüldüğü gibi Offline Files özelliği aktif olan klasörümüzün ikonu değişmiştir.Bu işlemden sonra xp üzerinde yaptığımız gibi offline klasörüne yine map işlemini gerçekleştirip her oturum açıldığında bağlan olarak değiştirelim.
7-Şimdi map olunan klasöre girip offline isimli dosyamızın içerğine yazıp kaydedelim.
8-Server tarafında baktığımız zamanda dosyamızın içeriğinin eşitlendiğini aynı içeriğe sahip olduğunu görebilir.
9-Şimdi ağ bağlantımızı kapatıp şirket dışında gibi hareket edelim.
10-Dosyamızın içerğine bilgi girelim.Kaydedelim.
11-Şirket dışında gibi çalıştığımız için serveri açtığımız zaman dosyamıza yeni bilgiler gelmemiştir. Zaten bunun olması da imkânsızdır.
12-Şimdi ağ bağlantımızı tekrar aktif edip şirkete geldiğimizi varsayalım.
13-Bilgisayarımıza girerek map olunan sürücüye sağ tılatıp eşitle menüsünden Seçili çevrimdışı dosyaları eşitle seçeneğini tıklatalım.Zaten bilgisayarımızı şirkete gelip açtığımızda offline Files yapılandırmamıza göre login olurken eşitleyecektir.
14-Serverimize baktığımızda şirket dışında iken yaptığımız çalışmaların senkronizsayon sonrasında server tarafında güncel hale geldiğini görebiliyoruz.
15-Şimdi aklınıza bir soru gelebilir.Şirket dışında yada ağ bağlantımız olmadığında nasıl map’e bağlı kalacağız diye.Biz map klasörümüze Offline olarak erişme özelliğini eklediğimiz için resimde görüldüğü gibi offline haldeyken de erişebiliyoruz.Zaten bu özelliğin mantığı burada yatmaktadır.Aksi taktirde bu özellik olmazdı.
16-Aşağıda da görüldüğü gibi offline durumdayken dosyama erişip işlem yapıp kaydedebiliyorum.
17-Şimdi offline files özelliklerini win7 üzerinde inceleyelim. Başlat menüsüne çevrimdışı yazdığımızda gerekli başlıklar gelmektedir. Buradan Çevrimdışı Dosyaları yöneti tıklatalım.
18-Karşımıza aşağıdaki ekran gelmektedir.Bu özellikler yerleri değişik olmasına rağmen ,şifre koyma çevrimdışı dosyaları evre dışı bırakma,disk üzerindeki yer ayarı,dosyaların görüntülenmesi gibi ayarları kapsadığı için aynı özellikleri yukarıda anllatık burada değinmeyeceğiz.
19-Eşitleme işlemlerine diğer adı ile Offline Files özelliklerine denetim masasında Eşitleme merkezinden müdahale edebiliriz.
20-Çevrimdışı dosyaları kaldırmak için Çevrimdışı dosyalar menüsü açılarak Çevrimdışı Dosyaları devre dışı bırak seçeneği tıklanır.
21-Bu işlem sonrasında butonumuzun ismi çevrimdışı dosyaları etkinleştir olarak değişmiştir.
22-Resimde görüldüğü gibi map üzerinde Offline Files ikonu yok olmuştur.Bu özelliği devredışı bırakır bırakmaz ikon kaybolmayabilir.Bu durumda restart işlemi kesin çözüm durumundadır.
Offline Files özelliği sadece dosya işlemlerinde kullanılır adında anlaşılacağı gibi klasör eşitlemelerinde kullanılmaz. Ofis dışı çalışanlar için güzel bir özelliktir. Microsoft’un bize sunduğu sayısız olanaktan birisini elimden geldiği kadar anlatmaya çalıştım. Yararlı olması dileğiyle.