Bu makalemde sizlere Symantec’ in Enterprise Vault ( Symantec EV ) ürünü ile beraber gelen ve temelde arşiv içerisinde arama özelliği sağlayan Discovery Accelerator ürününün kullanımını anlatacağım.
Bilindiği gibi Symantec EV arşivleme alanında dünyada lider bir konumdadır. Exchange Server, Sharepoint, File Server, Lotus vb pek çok ürün için tek bir merkezden arşivleme çözümü sunmaktadır. Ürün hakkında genel bilgiler ÇözümPark Bilişim Portalında sizlerle paylaşılmış olduğu için ben bu makalemde EV nin temel özellikleri yerine şirket organizasyonlarında uyum ve denetleme amacı ile çok sık kullanılan DA yani Discovery Accelerator ürününün kullanımına değineceğim.
Buradaki amacımız şirket içerisindeki bir soruşturma veya benzeri bir araştırma amacı ile teftiş servisinden gelen, bir veya birden çok kullanıcının belirli bir zaman veya zaman bağımsız mail kayıtlarının istenmesi durumunda, bu kayıtların PST olarak ilgili sevise nasıl ulaştırıldığını uygulamalı olarak anlatacağım.
Buradaki ilk adımımız “Case” açmaktır. Yani süreç ilk olarak “Case” oluşturma ile başlıyor.
CASE OLUŞTURMA
Öncelikle Symantec Enterprise Vault Discovery Accelerator konsolunu açıyoruz. Uygulama Toolbarından Cases seçeneğini seçiyoruz. New butonuna tıklıyoruz.
Açılan pencerede case adını, case’in sahibini, nereye çıkartılacağını ve hangi sunucular üzerinde arama yapacağımızı belirleyip aşağıdaki save tuşuna basıyoruz.
ARAMA YAPMA
Oluşturduğumuz Case’i açıyoruz.
Case menüsünden Searches seçeneğini tıklıyoruz. New Search seçeneğini tıklayarak yeni bir arama başlatıyoruz.
Karşımıza yukarıdaki Ekran çıkıyor.
Search kısmında arama adını ve ne zaman arama işleminin başlatılacağını belirliyoruz.
Burada Immediate’yi seçersek arama hemen başlar. Scheduled seçeneğini seçersek belirlediğimiz zaman aralığında arama işlemi yapılır.
Burada ‘Automatically accept search results’ seçeneği tıklanırsa arama işlemi bitince otomatik onaylama yapar.
Daha önce yaptığımz bir ‘arama’ üzerinde arama yapıcaksak bu seçenek tıklanır.
Date Range Section kısmında hangi tarihler arasındaki mailler üzerinde arama yapılacağını belirleriz.
Search Terms kısmında arama seçeneklerini belirliyoruz.
Burada mailin kimden geldiğini, kime gittiğini, subjact’inde ne bulunduğu ve içeriğinde ne bulunduğu gibi seçenekleri belirliyoruz. Bir kişiye gelen giden tüm mailler üzerinden arama yapacaksak to or from seçeneğini seçip kişinin mail adresini yazıyoruz.
AND TİPİ ARAMA YAPMA
And tipi arma yapmak istediğimizde (+) sembolünü kullanırız.
Örneğin “Natural Gas” kelimelerini içeren bir arama yapmak istiyoruz ama bu aramalardanda text body’sinde “Leak” kelimesini içerenlerin aramamızın sonucunda çıkmasını istiyorsak aşağıdaki gibi bir arama yaparız;
“Natural Gas” yada “Fuel” kelimelerinden en az birinin “Leak” kelimesinide içermesini istiyorsak aşağıdaki gibi bir arma yaparız. (Natural Gas AND Leak)OR (Fuel AND Leak)
OR TİPİ ARAMA YAPMA
‘OR’ tipi arama yapmak için arayacağımız kelimeleri aşağıdaki gibi çift tırnak ” ” içerisinde yazarız. Eğer ‘OR’ tipi arama yapacağımız kelimeler, tek kelimeden oluşuyorsa tırnak kullanmadan aralarında boşluk kullanılarak da yazılabilir.
Aşağıdaki aramada, kullanıcı1, kullanıcı2, kullanıcı3’e gelen giden bütün maillerden Ahmet Halıcı,ahmethalıcı@hotmail.com,abcdbank ile ilgili bütün mailleri bize gösterir.
NOT TİPİ ARAMA YAPMA
NOT tipi arama yapmak için (-) sembolünü kullanırız.
Örneğin “Gas” kelimesini içeren ama “Contaminated” kelimesini içermeyen bir arama yapmak istiyorsak aşağıdaki gibi bir arama yaparız.
“Gas”, veya “Fuel”, veya “Petrol” kelimelerinden en az birini içeren ama “Contaminated” kelimesini içermeyen bir arama yapmak istiyorsak aşağıdaki gibi bir arama yaparız.
“Natural Gas” kelimelerini içeren ama “Explosive Material” kelimelerini içermeyen bir arama yapmak istiyorsak aşağıdaki gibi bir arama yaparız
(?) (*) KARAKTERLERİNİ KULLANARAK ARAMA YAPMA
(?)tek karakterin yerine(markets,..), (*) birden çok karakterin yarine kullanılır(marketing,..).
Bütün ayarları seçtikten sonra aşağıda ki save butonunu tıklıyoruz.
Arama işlemi bittiğinde eğer ‘Automatically accept search results’ seçeneğini aktifleştirmediysek aramamızın Status’u Pending Acceptance’a dönüşür ve Accept butonu aktifleşir. Onaylıyorsak Accept’e tıklarız.
Karşımıza aşağıdaki ekran geliyor burada aramamızı birisine atayabiliriz. İşlemin sonunda Accept’tıklarız.
Accepting işlemi bittiğinde aramamız kaybolur.
Bundan sonra armamamızın sonuçlarını Review seçeneğini tıklayarak görebiliriz.
Arama sonuçlarını çıktı almak:
Export/Product…->New yolunu izliyoruz. Aşağıdaki sayfa açılıyor.
Burada çıktı ismini, hangi aramamızı çıkartacağımızı, hangi formatta çıktı istediğimizi ve kaç MB’lık parçalar halinde çıktı alacağımızı belirliyoruz ve Apply’yi tıklıyoruz
Aşağıdaki çıktının durumunu gösteren ekran çıkıyor.
Bütün işlem bittiğinde çıktımız belirlediğimiz klasöre belirlediğimiz formatta çıkıyor.
Evet şu anda elimizde istenilen kullanıcı veya kullanıcılar için mail kayıtlarından oluşan bir PST dosyası bulunmaktadır. Bunun ilgili servise ulaştırmamız halinde bu pst dosyası outlook programına import edilerek istenilen mail yazışmalarına ulaşılabilmektedir.
Bu son bilgi ile beraber makalemin sonuna geldim. Umarım faydalı bir makale olmuştur. Bir sonraki makalemizde görüşmek dileği ile esen kalın.