Anasayfa » Sharepoint 2010 ve Office Word Ortaklığı: Doküman Yönetiminde Bilgi Yönetimi İlkesi İle Etiketleme

Makaleyi Paylaş

Microsoft SharePoint

Sharepoint 2010 ve Office Word Ortaklığı: Doküman Yönetiminde Bilgi Yönetimi İlkesi İle Etiketleme

Kalite belgelerini yönetenler bilirler ki, tüm kalite belgelerinde sürüm bilgisinin olması, yayımlanma tarihinin yer alması, son değişim tarihi gibi bilgilerin olması gereklidir. Bunlar olmadan Kalite denetimi yapan firmalardan gerekli belgeler için onay alamazsınız. Yalnız tüm işlevi belgelere dayanan bir sistemde yüzlerce belgede gerçekçi olarak bunu yönetmek işkenceye döner. Çünkü ISO 9001 gibi kalite sistemlerinde istenen “yaptığını yaz, yazdığını yap” tır. Ve şirketlerde bu süreçler maalesef hiç de kuralına göre işlemez. Genelde herhangi bir firma için düzenlenmiş şablon belgeler bir bakmışsınız ki yüzlerce hatta binlerce firmada kullanılır olmuş, şirketlerin kalite sistemine uymaları ise sadece kâğıt üzerinde kalmıştır. Bunun hiçbir firmaya bir faydası olamaz. Kalite sistemlerinin amacı şirketleri kurumsal kimliklere kavuşturmak, çalışana değil pozisyonlara dayalı iş akışları oluşturtmak gibi birçok amacı vardır. Bu da şirketlere çok önemli artı değer sağlar. Kalite sistemleri hakkında özet bilgi vermiş olalım ve konumuza dönelim.

Yukarıda söylediğimiz sebeplerin başında, kalite sistemlerini yönetecek yazılımların çok az olması, olanların kalitesiz kullanışsız olması, kaliteli olanlarınınsa çok yüksek fiyatlarda olması gibi sebepler gösterilebilir. Sharepoint, tüm kalite belgelerinin yönetilmesini sağlayan diğer uygulamalara ekonomik, entegrasyonda çok başarılı, son kullanıcıda kolay kullanım sağlayan kullanıcı dostu en ideal çözümdür. Yalnız bazı sağladığı artıları bilmek kullanımda daha da kolaylıklar sağlayacaktır. Bu makalemde anlatacağım husus Word benzeri belgelerde kalite sistemlerinde gerekli olan versiyon ve benzeri bilgileri nasıl otomatik olarak Sharepoint’ ten aldırırız kısmı olacaktır. Bu sadece KYS deki kabiliyetlerinden küçük bir örnektir.

Bilgi Yönetimi ilkesi (Information management policy ) ile Etiketleme:

KYS (Kalite yönetim sistemi) dokümanlarımızı koyacağımız Sharepoint belge kitaplıklarında Kitaplık Ayarları (Library Settings) linkine tıkladığımızda gelen ayarlar menüsünde göreceğimiz bir özelliktir.

Sponsor

image001

image002

Bu butona tıkladığınız da gelecek ekranda belge ve kitaplık olmak üzere 2 içerik türü ilkesi görürsünüz. Normal de bu 2 tür de ilke tanımlanmamış durumdadır.(Belge kümesi kullanıyorsanız bunu da görürsünüz ancak konumuz şuan bu olmadığı için bahsetmeyeceğiz)

image003

2 ilke görüyor olmamız şunu gösteriyor; belgelere ve klasörlere ayrı ilkeler yani barkotlama ve etiketleme gibi(başka ilkelerde mevcuttur)ilkeler uygulanabilir. Biz belgelere ilke uygulayacağız. Bu yüzden belge’ye tıklıyoruz. Şimdi adım adım bir örnek yapalım. İlkeler kısmı farklı amaçlar içinde kullanılan daha kapsamlı bir bölümdür. Biz etiketlemeyi kullanarak KYS Dokümanlarında etiket koyacağımız için sadece bunu ele alacağız. Diğer alanlara girmeden devam edeceğiz.

1.Adım: Açılan ekranda Yönetim Açıklaması kutusuna bir şey yazmanız zorunludur. Burayı doldurun. Hemen altında yer alan ilke bildirimi zorunlu değildir. Ancak ilke bildirimine bir uyarı yazarsanız, Office ile açılan dokümanların en üstünde bu uyarınız çıkacaktır. Burada kullanıcıları rahatsız etmemek için biz yazmayı tercih etmiyoruz.

2.Adım: Sıralı olarak Bekletme, denetleme, Barkodlar, Etiketler ilkelerini göreceksiniz. Burada “etiketler ilkesini etkinleştir” sekmesine bir tik atın.

3.Adım: “Etiketlerin eklendikten sonra değiştirilmesini engelle” ye tik atmanızı öneririm. Çünkü biz değiştirilmesini kurcalanmasını istemeyeceğimiz bir ilke koyuyoruz. Koyacağımız etiket ISO ve benzeri kalite belgelerinin kurallarla belirlediği bilgileri içerecek bunların başkalarınca girilmesini istemeyiz.

4.Adım: Etiket Biçimi: Şimdi bu kısım en önemlisi. Biz Yayın Tarihi, Doküman Nosu diye 2 sütunu bu kitaplığa eklediğimizi farzedip buna göre bir etiket biçimi yapacağız. Bu söylediğim sütunlar ISO 9001 de istenen bilgilerdendir.Her kalite dokümanında olması zorunludur.

Örnek etiket biçimi kodu : “ Y.Tarihi:{Yayın Tarihi}\nDoküman No: {Doküman No}\nVersion:{Sürüm}”

Yukarıda örnekte koyduğumuz biçimde aslında yaptığımız etiket oluşturmak. Biz etiket de hangi alanların olacağını belirledik. Dedik ki “Ytarih: diye bir alan olsun buraya veriyi kitaplıktaki “Yayın Tarihi” sütunundan getir.” Siz de sütun isimleri farklılık gösterebilir burada önemli olan sütun isminin parantezler içinde kalması ve kitaplıktaki sütun adı ile birebir aynı olmasıdır. Yine biçim de gördüğünüz “/n” kodu etiket de bir alt satıra geçirmek için kullanılan bir koddur. Bu etiketin tasarım tarafıdır dilerseniz bunu koymadan aynı satırda da bilgileri gösterebilirsiniz.

image004

5.Adım: Etiket biçimini isteğinize ve örnekteki kurallara bağlı kalarak oluşturduktan sonra hemen altından etiketin görünümü fontu yazı boyutu gibi bilgileri ayarlayabilirsiniz. Bu size kalmış bir ayarlamadır. İhtiyacınıza göre belirleyebilirsiniz.

6.Adım: Bir alt alanda yer alan önizleme ile etiketinizde sorun olup olmadığını kontrol ediniz. Yenile butonuna basarak değişiklik yaptıkça nasıl görüneceğini kontrol edebilirsiniz.

image005

Tamam diyerek etiket ilkesini sonlandırabiliriz.

Peki ne yapmış olduk bu etiketi Kalite Dokümanlarımız da nasıl kullanacağız?

Gösterelim…

Öncelikle etiketlemeyi kullanabilmek için belgenin Office 2007 veya 2010 olması şartı vardır. Etiketleme bu sürümler de aktif olan bir özelliktir.

İlgili dokümanımızı kitaplık içinden açtık. Göreceğiniz şablon zaten hemen hemen Kalite belgelerinde rastladığınız bir şablondur. Biz etiketi kırmızı ok ile belirttiğim yere koyacağız. Normal de bu alana el ile bu bilgiler girilir. Ancak dokümanlar o kadar çok yenilenir versiyon değiştirir ki oradaki verileri yenilemekle kimse uğraşmaz hali ile gerçeği yansıtmayan bir durum ortaya çıkar.

image006

Microsoft Word belgemizin ribbon menüsünden önce ekleyi seçiyoruz ardından  “Hızlı Parçalar”ı tıklayıp buradan “Belge Özelliği”ni seçiyoruz. Açılan menüden “etiket” i seçiyoruz.

image007

Sharepoint de oluşturduğumuz etiket bu işlem ile artık Word belgemiz içerisindeki yerini aldı.

image008

Belgemizi kaydedip çıkabiliriz. Artık bizim kalite belgemizin sürümünü Doküman numarasını ve etikete ekleyeceğimiz diğer bilgilerini takip etmemiz gereği ortadan kalkmış oldu. Belge her açıldığında güncel bilgiler ile belgemiz açılacak etiket deki sütunlara ait veriler Sharepoint den gelecektir.

Faydalı olması dileğiyle…

Makaleyi Paylaş

Cevap bırakın