Anasayfa » SharePoint 2010 ve Managed Metadata Service Özelliği ve Document Set Kavramı

Makaleyi Paylaş

Microsoft SharePoint

SharePoint 2010 ve Managed Metadata Service Özelliği ve Document Set Kavramı

SharePoint firmaların ihtiyaç duyduğu iş isteklerinin efektif şekilde karşılayabilen son zamanların en popüler ürünlerinden biri haline geldi. SharePoint 2007 ile pazarda güzel bir yer edinen Microsoft, çıkardığı SharePoint 2010 sürümü ile de piyasada iddiasını artırarak devam edecek gibi görülüyor. Bu yazımızda SharePoint 2010 ile gelen yeni özelliklerden ikisi üzerinde duracağız. Bunlardan birisi Managed Metadata bir diğeri de Document Set Kavramı olacak.

Öncelikle Managed Metadata özelliği üzerinde durmak istiyorum. Bu konuyu daha rahat açıklayabilmek için bir demo ile Managed MetaData’nın ne olduğunu anlatmaya çalışalım. Bunun için SharePoint 2010 Central Administration’dan Application Management altındaki “Manage Service Applications” ı tıklayın.

image001

Managed Metadata Service ‘in stard durumda olduğundan emin olun.

image002

Managed MetaData Service’ı seçerek Manage ribbonunu tıklayın. Açılan Managed MetaData Service properties ekranında terms store administrators kısmına bir Active Directory userı’ı girerek Save tuşuna basınız. Sol tarafta bulunan Managed Data Services ‘e tıklayın ve çıkan New Group Menu item’ına tıklayın.

Sponsor

image003

Bu sayede Medadata girebileceğimiz yeni bir alan oluşacaktır. Oluşan bu alana ben örnek olması açısından Kitaplık ismini veriyorum. Daha sonrasında Kitaplık Meta’sına tıklayarak alt tanımlar oluşturabilirsiniz.  Yaptığım örneği nihayetinde aşağıdaki gibi tamamlıyorum

image004

Oluşturduğum bu meta data’yı kullanmak üzere bir bir site üzerinde Kitaplar adında bir doküman kütüphanesi oluşturuyorum.

image005

Kitaplar Doküman Kütüphanesinin settings’ine giderek Create column’u tıklayın. Açılan ekranda Column Name alanına “Kitap Türü” girin ve “Managed Metadata” Column’u tıklayın.

image006

Term Set Settings  alanında Kitaplık altındaki “Kitap” Managed Metadata’yı seçiyoruz. Data öncesinde Display Value kısmını tercihen Display the entire path to the term in the field olarak seçiyorum.

image007

OK’u tıklayarak Create Column’u kapatın. Şimdi Doküman kütüphanemize yeni bir doküman ekleyelim.  Kitap yükleme işlemi bittikten sonra gelen ekranda Kitap Türü alanını şekildeki gibi doldurabilirsiniz.

image008

Kitap Türü kolonu eklenmiş Doküman kütüphanesine yapılan örnek yüklemelerden sonra ki görünümü.

image009

Library Settings’ e geri dönerek ”Metadata navigation settings” özelliğini tıklayalım. Buradan Configure Navigation Hierarchies alanında Kitap türü özelliğini seçerek sağ tarafa gönderin ve OK butonuna tıklayın. Şimdi Doküman kütüphanemizin sağ alt köşesinde Meta dataya göre nevigasyon yapabileceğiniz bir bölüm şekildeki gibi eklenecektir.

image010

Managet Metadata özelliği FARM bazında bir ayar olduğu için o farm üzerinde oluşturacağınız tüm site collectionlar içerisindeki her türlü liste ve doküman kütüphanesinde kolaylıkla kullanabilirsiniz.

Bir diğer yeni özellik olarak Document Set özelliği. Bu özellik sayesinde folder yapısı oluşturmaksızın dokümanlarınızı mantıksal olarak gruplayabilme özelliği kazandırmış oluyorsunuz. Şöyle ki tekbir dokuman kütüphanesi içerisinde Finans, IT vs şeklinde dokuman setler oluşturarak bu dokuman setlere güvenlik ve workflow özelliği ekleyebilirsiniz. Bu şu anlama geliyor bir dokuman kütüpanesi, mantıksal olarak ayrılmış dokuman gurpları (Folder olarak değil) ve bu mantıksal bütünler için yetkilendirme ve workflow özelliği sağlıyoruz. Bu özellik istem yöneticileri için şahane bir özellik olrak SharePoint 2010 ile birlikte gelmiş durumda fakat ufak bir problemi var. Dokuman Set olarak parçalanmış documan kütüphaneleri search sonucunda çift record olarak geliyor. Yani bir sonuç dokuman kütüphanesinin altında bir sonuç bir diğer sonuç da Dokuman Set altında bir sonuç olarak. Belki bu problem için bir Fix yayınlanır. Dokuman Set’ ı etkinleştirmek için  site action dan Site collection features’ı tıklayın.

image011

Features listesinden Document Sets Feaure’ını seçerek Active edin.

image012

Daha sonra doküman kütüphanenize dönerek Library Tab’i altındaki Librarry settings’ e tıklayın. General Settings altındaki Advanced settings menüsüne tıklayın.

image013

Content Types bölümünde Allow management of Content type’ı Yes olarak seçiniz. Bu şekilde Content Types alanı artık görünecektir. Buradan “Add from existing site content types” linkini tıklayarak şekildeki gibi Document Set content type’ını bu kütüphane için etkinleştirin.

image014

Doküman kütüpanesinde artık Doküman Set menu item’ı görünecektir.

image015

Document Set’ı tıklayarak yeni bir doküman set oluşturun.

image016

Sonuç olarak yeni documet Set’i oluşturmuş olduk.

image017

Bu şekilde doküman setler oluşturarak dokümanlarınızı Meta Data seviyesinde gruplayabiliyor olacaksınız. Bu doküman kütüphanesinde örnek olarak Finans ve IT Documents adında iki adet doküman set oluşturmuş oldum.

image018

Makaleyi Paylaş

Cevap bırakın