Anasayfa » Sharepoint 2010 Bilgi Yönetimi İlkesi İle Kapsamlı Log Yönetimi: Denetleme İlkesi

Makaleyi Paylaş

Microsoft SharePoint

Sharepoint 2010 Bilgi Yönetimi İlkesi İle Kapsamlı Log Yönetimi: Denetleme İlkesi

 

Sharepoint 2010 ailesinde öğeler ve içeri aldığımız belgeler gibi veri değeri bulunan her şeyin sürümlerini versiyonlama yöntemi ile takip edebiliyoruz. Ancak sürüm geçmişine bakarak ilgili öğenin daha önce kimlerce açıldığını, bir yerden bir yere taşınıp taşınmadığını, silinip silinmediği gibi ayrıntılı log verilerine ulaşamıyoruz. Bu işlemi yani veri üzerindeki tüm hareketleri kaydedip takip edebileceğimiz log sistemini ayarlayacağımız yer, bilgi yönetimi ilkesi içerisinde yer alan denetleme ilkesidir.

 

Bu işlevi bir senaryo ile anlatarak örnekleyelim, anlaşılması açısından kolaylık olacaktır.

 

Senaryomuz şöyle olsun;

 

“Muhasebe Dosyaları” isimli bir belge kitaplığımız var. Bu kitaplığa firmamızda yer alan muhasebe ve finans departmanları, yönetim kadroları, iç denetim bölümü gibi birçok bölüm erişim yetkili. Tabi geniş erişim yetkili bir alanda bu belge klasörü içerisindeki dokümanların güvenliğini sağlamak Sharepoint in övgü ile bahsedebileceğimiz özelliklerinden biri. Ancak biz güvenliğin ötesinde bu klasör için log yönetimi de yapmak istiyoruz. Bu kadar çok hareketin olduğu içerisinde de bazı önemli belgelerin yer aldığı bir belge klasöründe suiistimal var mı? Yetkisi bilinmeden genişletilmiş ve dosyaları okuyan birisi var mı? Belgedeki dosya bir başka konuma kopyalandı mı? Gibi birçok soruya cevap arıyor olacağız.

Sponsor

 

Öncelikle “Muhasebe Dosyaları” isimli kitaplığımıza giriyoruz. Daha sonra ribbon menüde Kitaplık seçeneği seçip Kitaplık Ayarlarına giriyoruz.

 

image001

 

Daha sonra, kitaplık ayarlarındaki bilgi yönetimi ilkesi ayarlarına girin.

 

image002

 

Açılan yeni pencerede hangi içerik türüne policy uygulayacaksak onu seçin. Biz kitaplık içindeki belgeleri takip edeceğimiz için “belge” içerik türlerine ilke uygulayacağız. Dilerseniz sırası ile tüm içerik türlerine policy uygulayabilirsiniz. Bu alanda ki içerik türleri kitaplığın niteliğine göre artabilir azalabilir.

 

image003

 

Karşımıza ilke düzenleyeceğimiz alanlar gelecektir.

 

Yönetim Açıklaması kısmına istediğimiz bir açıklama girelim.

 

İlke bildirimi alanına yazacağımız bilgi, ofis versiyonlarına göre kullanıcılara görünecek uyarıdır. Kullanıcıların uyarı görerek rahatsız olma ihtimali varsa burayı boş bırakın.

 

Alt kısımda bilgi yönetimi ilkelerini göreceksiniz bunlardan “Denetleme İlkesini Etkinleştir”e tik atalım.

 

Bu alan genişleyecektir. Gelen seçeneklerde log ihtiyacınıza göre istediklerinizi seçin.

 

Tamam diyerek ayarlamayı sonlandırın.

 

image004

 

Kullanıcıların Office versiyonları 2003-2007-2010 ise belgeyi açtıklarında onları oluşturduğumuz uyarı karşılayacaktır.

 

image005

 

Ayarlarımız burada bitti. Şimdi işin raporlar kısmına gelelim.

 

Öncelikle raporları nereden izleyeceğimizi nereden rapor oluşturacağımızı söyleyelim;

 

Sharepoint sitemizin en üst düzey site ayarlarında yer alan “site koleksiyonu yönetimi” başlığı altındaki denetim günlüğü raporları linkinden rapor oluşturabilir ya da hazır raporları görebiliriz.

 

image006

 

Bu linki tıkladığımızda Sharepoint’in varsayılanda da tuttuğu logları görebiliriz. Biz bu loglar arasında en alttaki özel raporları kullanarak raporlama yapacağız. Muhasebe Dosyaları içerisindeki belgelerimizi kimler read yapmış kimler başka işlemler yapmış gibi logları görmek üzere bir rapor hazırlayacağız.

 

image007

 

Özel rapor çalıştır diyerek işleme başlayalım.

 

Dosya Konumu: Rapor dosyası excel ile açabileceğimiz veri dosyası olacak bu dosyanın nerede tutulacağını belirlediğimiz alandır.

 

Konum: Raporunu alacağımız konumu belirttiğimiz alandır. İstersek tüm siteler için rapor alabileceğimiz gibi istersek herhangi bir site altında yer alan bir liste veya kitaplığın da raporunu çağırabiliriz. Biz senaryomuz gereği “muhasebe dosyaları “ kitaplığının raporlarını görüntüleyeceğimiz için bu kitaplığı seçtik.

 

Başlangıç ve bitiş tarihi: Raporlanacak tarih aralığını belirtebiliriz.

 

Kullanıcılar: Bu alanı boş bırakırsak tüm kullanıcıları kapsayan bir rapor elde ederiz. Ama dilersek Muhasebe departmanındaki “Serkan” kullanıcısının hareketlerini görebiliriz. Bunun için kullanıcılar alanından kişileri seçebiliriz.

 

Olaylar: Raporlayacağımız raporumuzda görmek istediğimiz olay türlerini seçeceğimiz bölüm. Örneğin kitaplıktaki düzenleme hareketlerini görmek için “öğeleri düzenleme” yi seçerek rapor çalıştırabiliriz.

 

image008

 

Raporu istediğimiz gibi hazırladıktan sonra Tamam’a tıklıyoruz. Raporumuz oluşturuldu.

 

image009

 

Oluşan raporu görüntülemek için yukarıdaki resimde de görülen linki tıklayın ya da raporu kaydettiğiniz konuma giderek raporunuzu kontrol edin. Raporu açtığınızda ilk ekranda özet tabloyu göreceksiniz. Burada sütunlardaki sayılara tıklayarak ayrıntılı rapor tablolarını görebilirsiniz.

 

image010

 

Ayrıntılara girdiğimiz de hangi saatte hangi kullanıcının ne yaptığını görebiliriz.

 

image011

 

Faydalı olması dileğiyle…

Makaleyi Paylaş

Cevap bırakın