Anasayfa » Microsoft Sharepoint 2007 MOSS 2007 Onay iş akışı nasıl yapılır?

Share This Post

Microsoft SharePoint

Microsoft Sharepoint 2007 MOSS 2007 Onay iş akışı nasıl yapılır?

 

Bu makalede Sharepoint Portal Server 2007 de yeni bir belge kitaplığı oluşturup bu belge kitaplığına eklenen belgeler için onay iş akışını nasıl oluşturabileceğimizi ve bu sürecin nasıl çalıştığı ile ilgili adım adım bilgileri sizlere sunuyor olacağım.

 

Onay iş akışı belirli kişiler tarafından sırasıyla ya da aynı zaman diliminde onaylanması istenen belgeler için kullanılabilecek bir iş akışı türüdür.

 

Örnek senaryo ; Sharepoint Portal Server 2007 de Proje sitenize hazırlamış olduğunuz ürün kullanım klavuzunu yüklersiniz. İş akışı başlar ve editöre görev atanır. Editör belgeyi inceler ve belge üzerinde değişiklik talebinde bulunmayıp onaylarsa iş akışı  bir sonraki adıma geçip kalite yöneticisine görev atar. Kalite yöneticisi belgeyi inceledikten sonra değişiklik talebinde bulunmayıp onaylarsa belge, belge kitaplığında onaylanmış olarak yayınlanır. Belgedeki değişiklik istekleri durumunda iş akışı belgeyi hazırlayana geri bildirim yapar. İstendiğinde onay mekanizmasında bulunan kişi onay işlemini bir başkasına havale edebilir.

 

Şimdi adım adım bu akışın nasıl hazırlanabileceği ile ilgili ekran görüntüleri ile birlikte açıklamaya devam edelim.

 

Not :Ortamda Active Directory ,Mail Server olduğu ve kullanıcı uygulaması olarakta Microsoft Outlook 2007 ya da 2010 BETA olduğu varsayılarak anlatılmıştır.

 

image001

 

Şekil – 1

 

Öncelikle Sharepoint Portal Server 2007 sitenizde bir belge kitaplığı oluşturalım. Bu belge kitaplığını oluşturabilmek için sitenin sağ üst kısmındaki Site Eylemleri” linkine tıklayarak açılan menüden “Oluşturma” linkine tıklayalım. (Şekil -1)

 

 

image002

 

Şekil –2

 

Karşımıza gelen bir sonraki oluşturma sitesinin sol tarafındaki Kitaplıklar başlığı altındaki “Belge Kitaplığı” linkine tıklayalım. (Şekil -2)

 

 

image003

 

Şekil –3

 

Belge kitaplığı oluşturma sayfasında (Şekil -3)

 

Adı ve Açıklaması           :Belge kitaplığınızın adının ve belge kitaplığınızda barındıracağınız belgeler ile ilgili açıklayıcı bir bilginin yazılmasını mümkün kılan alanlardır.

 

Gezinti                                :Oluşturacağınız Belge kitaplığınızın site içinde sol taraftaki menüde görüntülemek istenip istenmediğinin bilgisini verebileceğiniz seçim alanıdır.

 

Belge Sürüm Geçmişi   :Belge kitaplığınızda barındıracağınız belgelerin sürümlerini de tutmak isterseniz seçmeniz gereken seçenek “Evet” tir. Diğer taraftan bu alanda hayırda deseniz evet de deseniz sonradan belge kitaplığınızın ayarlarından bu ayarı tekrardan değiştirebilirsiniz.

 

Belge Şablonu                  : Bu kısımda seçmiş olduğunuz seçenek önemlidir. Belge kitaplığınızı oluşturduktan sonra belge kitaplığınız içinde”Yeni” linkine tıklaadığınızda kullanıcının bilgisayarında açılacak uygulamayı da etkiler. Örneğin bu kısımda Microsoft Word seçerseniz kullanıcılar “Yeni” linkine tıkladığında bilgisayarlarındaki Microsoft Word uygulaması açılır ve kullanıcılar Microsoft Word de çalışıp belgeyi buraya kaydedebilirler. Microsoft Word seçili olmasına rağmen bu alana Microsoft Excel belgesi yüklenmek istenirse eğer belge kitaplığında “Karşıya yükle” linki tıklanmalıdır.

 

Bu alanları ihtiyaca göre doldurduktan sonra sayfadaki “Oluştur” butonuna basılarak belge kitaplığının oluşturulması sağlanır.

 

 

image004

 

Şekil –4

 

Artık belge kitaplığımız hazır. Sıra geldi bu belge kitaplığına iş akışı eklemeye.

 

Belge kitaplığımızdaki “Ayarlar” linkinin altında açılan menüden “Belge Kitaplığı Ayarları” linkine tıklanır ve sadece bu belge kitaplığını ilgilendiren ayarların yapıldığı sayfanın açılması sağlanır. (Şekil -4)

 

 

image005

 

Şekil –5

 

Belge kitaplığı ayarları sayfasında yapılabilecek ayarlar başlıklar halinde listelenmektedir. (Şekil -5) Sürüm bilgilerinin tutulup tutulmaması , belge kitaplığı isminin değişikliği ,  belge kitaplığına erişim yetkilendirmeleri,RSS ayarları , Yeni kolonlar ekleme , görünüm özelleştirme , içerik tipi belirleme gibi ayarlar bunlardan bazılarıdır. Biz bu alanda “İş akışı ayarları” linkine tıklayarak iş akışı oluşturmaya başlayalım.

 

 

image006

 

Şekil –6

 

İş akışı ayarları sayfasına geçtiğimizde bizden iş akışının tanımlayıcı özellikleri ile ilgili sayfa açılacaktır. (Şekil -6)  Bu sayfada ;

 

İş akışı                                 : Kullanmak istenilen iş akışı tipi seçilir. “Onay” ı işaretleyelim.

 

Ad                                         : İş akışı adı bilgisinin girilebileceği alandır.

 

Görev Listesi                    :Bu alanda “Görevler” seçili ise mevcut görevler içinde iş akışı adımları ile ilgili kişilere görev atanacaktır. “Yeni Görev Listesi” seçeneğini seçerseniz eğer bu iş akışına özel görev listesi açılacaktır ve görevler bu listede yayınlanacaktır.

 

Başlatma seçenekleri   : İş akışının başlatılması için gerekli olan ön koşulları bu alandan işaretleyebilirsiniz.

 

Alanları ihiyaçlarınıza göre doldurduysanız bi sonraki adıma geçebilirsiniz.

 

 

image007

 

Şekil –7

 

(Şekil-7) de görünen iş akışı özelleştirme sayfasında iş akışının akış yönü ve durumları belirlenir.

 

İş Akışı Görevleri: Görevleri ata olarak gruplanan iki seçenekten biri iş akışındaki görevleri paralel olarak bildirilen tüm kullanıcılara aynı anda atamamıza yarar diğeri ise seri olarak atamamıza yarar. Seri seçildiği durumda önemli olan kişi isimlerini yazma sıranızdır. Çünkü Seri iş akışı ilk kişi görevini tamamladıktan sonra ikinci kişiye geçecektir, ve devamında ikinci kişi görevini tamamladığında üçüncü kişiye geçecektir. En son kişi de tamamladığında görevini iş akışı durumunu onaylandı olarak değiştirecektir. “katılımcılara şu izinleri ver “ şeklinde gruplanmış alanda ise kişilere onay için giden belgenin onayının başkasına devredilebilmesi ya da gönderenden değişiklik isteyebilmesi gibi ek taleplerin kullanılmak istenip istenmediği bilgisi istenmiştir.

 

Varsayılan iş akışı başlangıç değerleri : “Onaylayanlar” butonunun yanındaki text kutusuna kullanıcı adları yazılır. Kullanıcı adları arasında “;” işareti olmalıdır. Eğer bu alana bir grup ismi yazarsanız iş akışı görevi grup üyelerinin hepsine birer iş akışı görevi atanacaktır ve hepsinin onayı istenecektir.. Bir alttaki “Girilen her grube tek bir görev atayın” yazısının yanındaki kutucuğu işaretlerseniz yine iş akışı tüm grup üyelerine atanacaktır fakat bu sefer bu gruptaki üyelerden bir kişinin onayı yeterli olacaktır iş akışının sonlanması için. Haliyle bu durumda görevi ilk görüp okuyup onaylayan kişi iş akışının sonlanmasına ve belgenin onaylanmasına sebep olacaktır. Grubun diğer üyeleri belge ile ilgili onay mekanizmasına müdahale edemeyecektir. Amir grubundan bir amirin onayının alınması yeterli ise bu alana o grup bilgisini yazıp kutucuğu işaretlemeniz yeterli olacaktır. Bu iş akışı başlatıldığında katılımcı listesinin değiştirilmesine izin ver: Bu seçenek işaretlendiğinde belgeyi onaylaması için görev atanmasını sağladığınız kişi sürece süreç dışındaki kişileri ekleyebilir.

 

İsteğinize eklenecek iletiyi yazın: Onay sürecinde görev atanacak katılımcılara e-mail yöntemiyle haber de verilebildiğinden bu alanda yazdıklarınız e-mail içinde yer alacaktır. Belge ile ilgili açıklayıcı bilgi yazabileceğiniz bir alandır. Ya da kısaca “Bilgilerinize…” diye not düşülmesini isterseniz de rahatça kullanabilirsiniz.

 

Bitiş Tarihi: Onay sürecinin sonlanması öngörülen tarihin girilebildiği alandır. Bir alt kısımda ise kişi başına görevin bekleme süresi rakamla belirtilebilir. Girilen rakam, gün sayısıdır. Bu durumda görev kişiyi e-mail yöntemiyle uyaracaktır.

 

Diğerlerine Bildir: İş akışı süresince her adımın bilgi olarak bir ya da birkaç kişiye e-mail yöntemiyle bildirilmesini istiyorsanız bu alana o kişinin kullanıcı adını yazınız.

 

İş akışı tamamla : “Şu sayıda görev bittiğinde” seçeneği işaretlendiğinde açılan kutuya girilen rakam kadar görev bittiğinde iş akışını sonlandırır. Çoğunluk onayının yeteli olduğu durumlarda yazmış olduğunuz katılımcı sayısına yakın bir rakam girdiğinizde çoğunluğun onayı alındığında iş akışının tamamlanmasını sağlayabilirsiniz. Bir sonraki kutucuklarda ise belge reddedildiğinde ya da değiştirildiğinde iş akışının tamamlanmasını isteyebilirsiniz.

 

Tamamlama sonrası iş akışı etkinlikleri: İşaretlendiğinde iş akışı bittiğinde onay bölümünü güncelleştirir. Bu alanı işaretlemeniz görünüm filtrelerinde işimize yarayacaktır.

 

İlgili alanlar ihtiyaca göre doldurulduğunda “Tamam” butonuna tıklanır ve iş akışının hazırlanması sağlanır.

 

image008

 

Şekil –8

 

Belge kitaplığında hazırlanmış olan iş akışları belge kitaplığı ayarlarında iş akışı ayarları linkine tıklandığında listelenecektir. (Şekil -8) Bu listeden iş akışları ile ilgili raporları görüntüleyebilir ya da ihtiyacınızın kalmadığı iş akışlarını silebilirsiniz.

 

İş akışını oluşturduktan sonra belge kitaplığımıza girip “karşıya yükle” linkine tıklayarak ve açılan sayfadan “gözat” ı tıklayarak karşıya seçtiğimiz bir belgeyi yükleyelim.

 

image009

 

Şekil –10

 

Belge yüklendikten sonra site içindeki görevler kısmına kişiler için görevler atanacaktır. (Şekil-10)

 

 

image010

 

Şekil –11

 

Onay sürecine dahil kullanıcı Görevler listesine girdiğinde kendisine atanmış olan görevi görecektir ve “Lütfen …………… belgesini onaylayın” başlıklı göreve tıkladığında onay sayfasına yönlenecektir. Şekil -11 Onay sayfasında isterse bu kişi direk onaylayabilir, reddedebilir, gereçke/açıklama yazabilir, değişiklik isteyebilir ya da görevi bir başkasına havale edebilir. (Şekil -11)

 

image011

 

Şekil –12

 

Bir diğer taraftan kullanıcının illa da Sharepoint Portal Server 2007 de ilgili görevler listesine gitmesine gerek yoktur. Kendisine e-mail gelmesini ve siteye girmesine gerek kalmadan görevlerinin Microsoft Outlook undaki görevler içinde görüntülenmesini isteyebilir. Bunun olabilmesi için bir kez Site içindeki ilgili görevler listesine gidip “Eylemler”  menüsü altında açılan “Bağla: Outlook” a tıklayarak açılan uyarı penceresinde “izin ver” i tıklaması yeterlidir. Böylelikle kendisine atanan görevlerden e-mail yöntemiyle  haberdar olabilecektir ve görevler ekranındaki ilgili görev açıkken ribbon menüden “Open this Task” butonuna tıklayarak siteye gitmeden Microsoft Outlook içinden görevini güncelleyebilecek, onay verebilecek ya da reddedebilecektir. Sharepoint Portal Server 2007 ed ilgili görevler listesindeki yapabileceklerinin aynısını Microsoft Outlook içinden de yapabilecektir.

 

Şekil -12 Örnek e-mail

 

Şekil -13 Microsoft Outlook Örnek görev ekranı.

 

image012

 

Şekil –13

 

Sharepoint Portal Server 2007 de iş akışı uyguladığımız belge kitaplığında eklenen belgelerin onay durumundaki durum linkine tıklarsanız iş akışı ile ilgili adım adım rapor bilgisine ulaşabilirsiniz. Şekil –14

 

 

image013

 

Şekil -14

 

 

Son olarak madem belge kitaplığına iş akışı oluşturduk ve madem burada bir onay mekanizması var peki diğer kullanıcılar onaysız belgeyi niye görsün ki? Bunu engelleyebilir miyim? Kullanıcıların sadece onaylanmış belgeleri görmesini nasıl sağlayabilirim? Sorularına cevap olabilecek yöntemlerden birini söyleyeyim.

 

İş akışı uyguladığınız belge kitaplığının sağ üst kısmında görünüm şeklini değiştirebileceğiniz bir yer vardır. Bu kısımda özellikle değişiklik yapılmadıysa “Tüm Belgeler” yazar.

 

Tüm Belgeler yazan yere tıkladığınızda açılan menüden “Bu görünümü değiştir” i tıklayın ve alt kısımdaki Filtre alanına gidin. Bu alanda “Öğeyi gösterme koşulu: yalnızca sütun”  altındaki açılır menüden iş akışı oluştururken vermiş olduğunuz iş akışının ismini seçin ve “eşittir” seçeneğini değiştirmeden bir alttaki text kutusuna “16” yazın ve “tamam” a basın. Böylelikle onaylanmamış belgeler görüntülenmeyecektir. Onaylanmış belgelerin değeri 16 dır. E haliyle koşulu sağlayanlar görüntülenecektir. (Şekil -15)

 

 

image014

 

Şekil -15

 

 

Hepinize kolay gelsin.  .

 

 

Share This Post

Leave a Reply