Cloud Computing

FindTime – Toplantı Planlamanın En kolay Yolu – Bölüm1

Toplantıları zamanlamak için denemeler yapmak ve bir başkasının toplantı zamanı üzerine çalışmayı denemek çoğunlukla geriye dönük zaman harcama anlamına gelir. Eğer toplantıya katılanların sayısı çok az ise toplantının ne zaman yapılacağına karar vermek oldukça basittir. Fakat katılımcıların sayısı artarsa tamamıyla farklı bir tarih olabilir ancak bazı katılımcılara erişilemeyebilir. Diğerleri de birçok neden sunabilirler vb. Outlook ve OWA son birkaç yılda kullanıcı zamanlarını koordine etmede yardımcı oluyor ve toplantı odaları gibi ulaşılabilir kaynakları araştırıyor.

Fakat bu bazen halen kolay iş olmayabiliyor. Peki ya birçok katılımcının toplantıyı kabul ettiği ve katılımcılardan birinin yeni bir zaman önerdiği bu durumlarda yeni belirlenen zaman herkes için uygunsa o zaman biz herkesin uygunluk durumunu kontrol ederek sağlamaya çalışmak zorundayız. Eminim ki siz bu şartların içendeyken durum oldukça zordur.

 

Tüm bu güçlükler içerisinde ilerlemek yerine tüm katılımcılar için çalışan toplantı zamanını çabucak bulmaya yarayan yeni bir zamanlama aracı olan “FindTime” ı kullanabiliriz.

“FindTime” bir toplantı anketi yaratarak kullanıcılara arasında daha hızlı toplantıları zamanlamaya yardım eden Outlook eklentisidir. Bir toplantı anketi oluşturduğumuzda:

 

·        Toplantıya katılmasını istediğimiz kullanıcıları seçeriz.

·        Bir veya birden fazla önerilmiş zaman seçeriz.

·        Sonrasında her katılımcı onlar için tercih edilmiş zamanı onaylamak için bir istek alır. Bu bir sezgisel süreçtir ( göreceğimiz ) ve herkes oylamanın son durumunu görebilir.

·        Son olarak bir uzlaşmaya varıldığında FindTime otomatik olarak toplantı davetiyesi yollar.

 

FindTime ile bir davet göndermek için Office 365 hesabına sahip olmamız gerekir. Fakat tüm katılımcılar Office 365 hesabına ihtiyaç duymazlar. Örn: Katılımcılar gmail gibi diğer mesajlaşma platformunu kullanabilirler.

Ek olarak FindTime Outlook 2013, Outlook 2016 yada OWA üzerinde kullanabilir.

Yinelemek için: Alıcıların tarafında FindTime web sitesinde oylamada davet ve internet girişi almak için sadece bir e-mail adresine ihtiyaç duyarlar. İstedikleri herhangi bir aygıt üzerinden oylama yapabilirler. Alıcılar bu işlem için Office 365 hesabına, bilgisayarlarına yada mobil cihazına “FindTime” yükleme gereği duymazlar.

 

FindTime Yükleme

 

İlk adım olarak FindTime eklentisini yüklemek için Outlook ( Outlook 2013 veya Outlook 2016) uygulamasından “Store” simgesine tıklayın.

clip_image002

Resim 01

Eklentinin yüklenmesi için bizi “Office Store” a yönlendiriyor olacak.

clip_image004

Resim 02

Eklentiyi bulduktan sonra “FindTime” yazısına tıklayıp “Add” butonuna tıklayın.

clip_image006

Resim 03

Office 365 üzerinde oturum açın.

clip_image008

Resim 04

Oturum açtıktan sonra “FindTime” eklentisini yüklemek için “İnstall” butonuna tıklayın.

clip_image010

Resim 05

Eklenti yükleme işlemi bittikten sonra “Ok” butonuna tıklayarak işlemi tamamlayın.

clip_image012

Resim 06

FindTime eklentisinin başarılı bir şekilde yüklendiğini doğrulamak için OWA üzerinden “Manage Add-ins” seçeneğinden kontrol edilebilir.

clip_image014

Resim 07

“FindTime” eklentisi kurulduktan sonra Outlook programını yeniden başlatmamız gerekiyor. Outlook uygulaması yeniden açıldığında artık “FindTime” eklentisine ait simgeyi görüyor olacağız.

 

clip_image016

Resim 08

Web üzerinden de “FindTime” eklentisinin yükleme biçimi benzer adımlarla gerçekleşmektedir. Bunun için ilk olarak https://portal.office.com/ adresi üzerinden oturum açıyoruz. Sonrasında Mail uygulamasını seçiyoruz.

clip_image018

Resim 09

Sonrasında posta kutumuza ait seçeneklere gitmek için “Options” seçeneğine tıklıyoruz.

clip_image020

Resim 10

“General” başlığını genişleterek “Manage Add-ins” seçeneğine tıklıyoruz.

clip_image022

Resim 11

Ve buradan “+” simgesine tıklayarak “Add from the Office Store” seçeneğine tıklayın.

clip_image024

Resim 12

Office Store üzerinden “FindTime” eklentisini buluyoruz.

clip_image025

Resim 13

Eklentiyi bulduktan sonra “FindTime” yazısına tıklayıp “Add” butonuna tıklıyoruz.

clip_image026

Resim 14

“FindTime” eklentisini yüklemek için “İnstall” butonuna tıklıyoruz.

clip_image027

Resim 15

Eklenti yükleme işlemi bittikten sonra “Ok” butonuna tıklayarak işlemi tamamlıyoruz.

clip_image028

Resim 16

FindTime eklentisinin başarılı bir şekilde yüklendiğini doğrulamak için OWA üzerinden “Manage Add-ins” seçeneğinden kontrol edilebilir.

clip_image029

Resim 17

Artık  web üzerinden yeni bir e-mail veya toplantı daveti gönderirken “FindTime” eklentisini kullanabiliriz.

clip_image031

Resim 18

Mevcut eklentilerinizde “FindTime” eklentisini belirecektir.

clip_image033

Resim 19

Bu 2 bölümlük yazı dizisinin ilk bölümünde, yeni Outlook FindTime eklentisini tanıtımını, ayrıca hem  Outlook 2016 hem de OWA üzerinden nasıl yükleneceğini göstermiş olduk. Bir sonraki ve son bölümde ise, toplantıların nasıl kolay bir şekilde organize edileceğinden bahsedeceğiz. Umarım faydalı bir makale olmuştur.

İlgili Makaleler

Bir yanıt yazın

E-posta adresiniz yayınlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Başa dön tuşu