Anasayfa » Outlook Conversation Clean Up Özelliği

Makaleyi Paylaş

Microsoft Ofis Ürün Ailesi

Outlook Conversation Clean Up Özelliği

Günümüzün vazgeçilmez İletişim araçlarının başında e-posta gelmektedir. Gerek bireysel gerekse Kurumsal İletişim için çok önemli bir yeri olan e-posta için ne yazık ki en büyük problem sürekli büyüyen posta kutularının yönetilemiyor olmasıdır.

Özellikle bizim gibi danışman veya sistem yöneticileri için 10GB, 20GB, 30GB veya üstü posta kutusu olan kullanıcılar favorilerimizdir. Kendilerine sorduklarında tabiki tüm verinin önemli olduğunu ve silinemeyeceğini söylerler. Hali hazırda zaten kurumsal müşterilerde Litigation hold adı altında tabi olduğu kanun, tüzük, regülasyon veya sahip olduğu sertifikasyon ya da en kötü şirketin kurumsal politikası gereği tüm maillerin bir kopyasını saklar. Ancak bir yandan da kullanıcıların sık kullandığı posta kutularının küçültülmesi istenmektedir.

Mail arşivleme başta olmak üzere pek çok alternatif olmasına karşın büyüyen verilere karşı arama, saklama, taşıma sorunları hala devam etmektedir.

Bulut bilişim ile aslında bu konuda büyük veri merkezlerinin kurumsal müşterilere de artık hizmet etmesi nedeni ile 100GB gibi bir posta kutusunun bile sorunsuz kullanılabildiğini görüyoruz.

Sponsor

Ancak veri boyutu ya da saklama boyutu ne olur ise olsun, nerede saklanır ise saklansın en büyük sorun item yani posta kutusu içerisindeki öğe, mail sayısının artmasıdır. Bu nedenle Microsoft güzel bir özellik geliştirmiş. “Conversation Clean Up” olarak isimlendirilen bu özellik temel olarak bir birinin aynısı olan maillerin silinmesi ile posta kutusu içerisinde daha az öğe tutmaya yarıyor.

Peki tam olarak nasıl çalışıyor?

Öncelikle “conversation” nedir ona bir bakalım?

Aynı mail başlığı içeren mailleri eğer outlook görünümlerinden ayarlarsanız tek bir konuşma şeklinde gruplanmış olarak saklar;

clip_image002

Bu kutucuk işaretli ise eğer bu durumda aynı başlığı içeren mailleri aşağıdaki gibi gruplanmış olarak görebilirsiniz;

clip_image004

Yukarıda basit bir örneği yer alıyor;

Burada ben ve Webcast verecek değerli bir meslektaşım konuyu geliştiriyoruz, ancak gördüğünüz gibi 7 tane mail var burada ve bu yeni özelliğin amacı en son güncel maili tutup geriye kalan maillerin silinmesi olarak özetlenebilir.

Aslında bu konuda son derece anlaşılır bir video var bunu izlemenizi tavsiye ederim;

https://www.microsoft.com/en-us/videoplayer/embed/RWfztn?pid=ocpVideo0-innerdiv-oneplayer&postJsllMsg=true&maskLevel=20&market=en-us

Peki nasıl çalışıyor?

Home tabında, delete grubunda Clean Up bölümüne tıklıyoruz;

clip_image006

Karşımıza 3 tane seçenek çıkıyor

Clean Up Conversation

Seçili olan mailler için temizleme yapar.

Clean Up Folder

Seçili klasördeki tüm redundant maillerin silinmesini sağlar.

Clean Up Folder & Subfolders

Seçili klasör ve alt klasörlerdeki redundant tüm maillerin silinmesini sağlar.

Eğer bu özellik için yapılandırma ayarlarını kontrol etmek istiyorsanız aşağıdaki yolu izleyebilirsiniz;

File-Options-Mail altında Conversation Clean Up bölümüne geliyoruz;

clip_image008

Bu Bölüm temizleme işlemi için bir takım harici durumları tanımlamanıza yardımcı olur.

Örneğin silinen mailler normalde Deleted items olarak bildiğimiz varsayılan silinmiş maillerin tutulduğu klasöre koyulurken siz bunu değiştirebilirsiniz.

Veya okumadığınız maillerin silinmemesini isteyebilirsiniz. Ya da varsayılan olarak işaretli olan ve bence de çok önemli olan işaretlenmiş maillerin yine benzer şekilde taşınmasını engelleyebilirsiniz. Buradaki seçenekler bence son derece yeterli.

Evet amacım özellikle büyük posta kutusu olan kullanıcılarınız için arşivleme seçeneği dışında kullanabileceğiniz alternatif bir yöntemi paylaşmaktadır. Umarım faydalı bir makale olmuştur. Bir sonraki makalemde görüşmek üzere.

Makaleyi Paylaş

2002 yılından beri aktif olarak bilişim sektöründe çalışmaktayım. Bu süreç içerisinde özellikle profesyonel olarak Microsoft teknolojileri üzerinde çalıştım. Profesyonel kariyerim içerisinde eğitmenlik, danışmanlık ve yöneticilik yaptım. Özellikle danışmanlık ve eğitmenlik tecrübelerimden kaynaklı pek çok farklı firmanın alt yapısının kurulum, yönetimi ve bakımında bulundum. Aynı zamanda ÇözümPark Bilişim Portalı nın Kurucusu olarak portal üzerinde aktif olarak rol almaktayım.

Cevap bırakın