Postini Arşivleme Hizmeti
Arşivleme hizmetine Google Apps uygulamasına ek olarak Postini hizmetinin satın alınması durumunda sahip olunabilir. Postini hizmeti organizasyon bazında satıl alınmaktadır. Buna karşın Arşivleme özelliği ise organizasyondaki kişi bazında satın alınabilmektedir. Arşivleme hizmeti Kapasite (Size) limiti olmadan sınırsız olarak 1 yıl veya 10 yıllık paketler halinde istenilen kullanıcıya alınabilmekte ve Postini hizmeti üzerinden aktif edilebilmektedir. Postini hizmeti alınmadan arşivleme hizmeti tek başına alınamaz. Postini hizmetine “Google Apps Postini Antispam Kullanımı “ makalemizden göz atarak ne olduğunu anlamaya çalışabilirsiniz.
Şimdi sistemin nasıl kullanılacağına göz atalım. Sistemin yukarıda Postini hizmeti içerisinde geldiğini belirtmiştik. Postini hizmetinin nasıl yapılandırıldığını “Google Apps Postini Antispam Kullanımı “ isimli makalemizde anlattığım için bu kısımda sadece arşivlemenin nasıl aktif edileceğini ele alacağız. Postini hizmeti aktif edildikten sonra postini arayüzüne girmek için bize otomatik bir mail gelecektir. Buradan postini arayüzüne girebiliriz. https://login.postini.com/ bu adresten login olalım. Bu alana admin olarak oluşturulan user dışında giriş yapılamaz.
Açılan ekrandan System Administration linkine tıklayalım.
Bu ekranda bize Postini hizmet konsolu açılmaktadır.
Tab menüde yer alan “Orgs and Users” linkine tıkladığımızda organizasyon ismimiz gelmektedir. Bu organizasyon linki üzerine tıklayarak organizasyon içerisine user bazlı giriş yapalım.
Açılan ekranda user olmadığından “Add User” butonuna tıklayarak user ekleme işlemi yapalım. Apps hizmeti satın alındığında kullanıcılarımız tanımlanıp mail alma verme işlemi başladığında bu kullanıcıların postini hizmeti alınması durumunda mutlaka buraya tanımlanması da gerekmektedir. Buraya tanımlanmaya kullanıcı için Arşiv aktif edilemez ve aktif edilemeyen arşivden dolayı mailleri arşivlenemez. Karşımıza toplu user ekleyebileceğimiz bir ekran gelmektedir. Tek user veya apps üzerindeki tüm userleri ekleyeceksek buradan bu userleri export edip bu alan kopyala yapıştır yaparak ekleyebiliriz. Kullanıcılarımız bu alana ekledikten sonra “Add Users” ile işlemi tamamlayalım.
Listede görüldüğü gibi kullanıcılarımız eklenmiş durumda.
“Orgs and Users” linkine tıkladığımızda ve sahip olduğumuz özelliklere baktığımızda “Archiving” özelliğinin aktif olduğunu görebilmekteyiz. Bu özellik aktif olmadan kullanıcı bazlı da archiving özelliği satın alınan userin Arşiv özelliğini aktif edemeyiz.
Bir kullanıcımızın özelliğine baktığımızda Arşiv özelliğinin aktif olduğunu görebilmekteyiz.
Buraya kadar olan kısımda aslında arşiv özelliğini değil Postini kısmını incelemiş olduk. Aynı cümleyi belki birçok kez kullanmış gibi olacağız ama hatırlatmakta yarar var. Arşiv özelliği postini hizmeti alındıktan sonra satın alınabiliyor. Biz postini üzerinde arşiv özelliğinin açık olduğunu gördük. Birkaç kullanıcı tanımladık ve bir kullanıcının özelliğine yukarıdaki resimde ki gibi göz atarak arşiv özelliğinin açık olduğunu gördük. Arşiv üzerindeki mailler 1 veya 10 yıl saklanmakta olup bu mailleri sadece Admin olarak atanan kullanıcı görebilmektedir. Bu mailler admin dahil kimse tarafından kesinlikle silinemez. Admin bu mailleri search edip bir kopyasını alabilir, pst veya mbox formatında dışarı export edebilir. İlerde 5651 ile bu şekilde mesaj saklama özelliği şart koşulacak olursa bu özellik elzem bir önem arz edecektir. Bu verilerin arşiv güvenliği uluslararası sertifika kuruluşları tarafından sertifikalandırıldığı için bir sorun anında hızlı bir şekilde kendimizi güvenceye alacak çözüm sahibi olacağız.
Sistemimizi açıp, arşiv özelliğinin açık olduğunu görüp, kullanıcı tanımlayıp, kullanıcının arşiv özelliğinin açık olduğunu ve arşiv yapısının özelliklerini anlattığımıza göre şimdi admin hakka sahip kullanıcının arşive nasıl erişip arşiv üzerinde ne gibi işlemler yapabileceğine göz atalım. Arşiv konsoluna giriş yapabilmek için “Home” page üzerinde “Message Archiving” linkine tıklayalım.
Aşağıdaki gibi bir ekran bizi karşılayacaktır. Yukarıda da bahsettiğimiz gibi arşiv hizmetinde sisteme admin dâhil kimse müdahale edemez sadece mailleri okur gerekli kopyalarını download edebilir. Değiştirme ve silme işlemi yapamaz. Bu nedenle kısıtlı sade ve öz bir ekranı vardır. Bunlara kısa kısa değinelim.
“Discovery” tabında gerekli kıstaslara göre arama işlemleri yapılır. Arama işlemleri taslak olarak kaydedilerek ileride kullanılabilir. Burada çok işlevsel her türlü kritere göre çok detaylı arama işlemleri yapılabilmektedir.
“Retention” bu tab üzerinde sistemdeki arşivleme yapısı hakkında genel bilgiler yer almaktadır. Arşiv üzerinde yapılacak olan tasfiyeler hakkında bilgi tasfiye dışında bulunulacak olan kişi tanımlaması da bu alandan yapılabilmektedir.
“Reports” tabında sistemden arşivlenen mailler hakkında sayısal istatistikler tutulmaktadır. Sistemin genel raporlarına karşın özel raporlar üretilebilir. Arşivdeki raporlara ek olarak arşiv konsolu üzerinde yapılan işlemlerin audit loguda raporlanarak bilgi sahibi olunabilir. Burada alınan raporlar printer veya csv formatında export edilebilir.
“Admin” bu tab üzerinde admin kullanıcı bilgisi yer almaktadır. Arama yapılabilecek user kısıtlaması bu alandan yapılabilmektedir.
Bu genel anlatımdan sonra kısa bir örnek yapalım. Bir kullanıcımızın arşiv içerisindeki maillerine bakalım ve bu mailleri export ederek Outlook üzerine bağlayalım. Genel olarak iki tarih arasında rsahan@rizasahan.com maillerini bulmak için kriterleri girip “Search Archive” butonuna basıyorum.
Şu anda 3 adet mail bulundu. Mailleşme sistemimizde gelen giden mailler 1 saat sonra archive sistemine düşer. Bu kısmı ek olarak belirtmekte yarar var. Maillerimizi dışarı vermek için “Revise Search” kısmından “Export all message” butonuna tıklayalım.
Karşımıza gelen ekranda gerekli alanları dolduralım. Ben pst formatından almak istediğim için o seçeneği işaretledim. Bir iş ismi tanımladım indireceğim mailler kısa olduğu için işlemin çabuk tamamlanması için file size olarak 8 MB seçtim. Burada opsiyonel olarak şifreleme de yapabilirsiniz. Ben bu işlemi yapmıyorum.
Şu anda işlem başlamak üzere.
İşlem tamamlandı. Dosyamızı zip file olarak download edebilir Ftp üzerine upload edebilir veya silebiliriz. Ben “export_islem.zip” linkine tıklayarak download etmeye başlıyorum.
Kaydet butonu le kaydetmeye hazırlanıyorum.
Bir konum belirleyip zip arşivimi kaydediyorum. Kaydetme işlemi tamamlandıktan sonra zip dosyamı zip arşivinden klasöre çıkartıyorum.
Outlook programını açarak hesap ayarlarına giriş yapıyorum.
Veri dosyaları kısımdan “Ekle” butonuna basıyorum.
Pst dosyamın yolunu göstererek “Tamam” butonuna tıklıyorum.
Maillerimiz şu anda başarılı bir şekilde download edildi ve Outlook üzerinden bunları görebiliyoruz.
Message Center özelliği
Bu özellikte Postini hizmeti ile gelen bir özelliktir. Postini hizmetinin organizasyon bazında arşiv hizmetinin ise postini hizmeti alındıktan sonra kişisel bazda alındığını belirtmiştik. Message center özelliği postini hizmeti alındığında organizasyon bazından otomatik olarak ücretsiz gelen bir özelliktir. Bu özellik genel hatları ile kullanıcıların spam olup bekleyen maillerini, teslim edilen silinen veya arşiv içerisindeki maillerini takip edebildiği bir kuyruk alanı gibidir. Bu alana girmek için postini alanına girer gibi https://login.postini.com/ bu link üzerinden giriş yapacağız. Her kullanıcı izin verilmesi durumunda Message center alanına girerek maillerinin yukarıda bahsettiğimiz durumlarını inceleyebilir. İzin verilmeyen kullanıcı bu işlemi yapamaz. Linkimizden giriş işlemini başlatalım.
Bu ekranımıza arşiv ekranımızla aynı alandan girilebilmektedir. Bu alan admin tarafından arşivin görünmesine karşın kullanıcı bazlı girişlerde kişilerin kendi arşivini görebileceği bir alandır.
Açılan ekranımızda seçim yapılmaz ise 5 saniye sonra Message Center otomatik olarak açılacaktır. Biz Message Center linkini tıklayarak açalım.
Ekranımız açıldığında bizi aşağıdaki gibi sade bir ekran karşılamaktadır. Bu alana kısaca değinecek olursak postini üzerinden antispam uygulaması yapılması durumunda Önemsiz, virüslü, teslim edilemeyen, silinen ve arşivlenen mailler buradan bakılabilir. Kullanıcı postini tarafından belirlenen kurallara göre gelen bir maili inbox kısmında göremiyorsa sistem bu maili virüslü, spam olarak nitelendirirse kullanıcı buran maili bakabilir. Bu kısımda oluşacak spam veya virüslü mailler için postini üzerinden belirlenen aksiyon önemlidir. Postini üzerinde belirlenen aksiyonda kullanıcıya virüslü veya spam olarak gelen mail silinsin denirse mail burada yer almaz. Spam mail veya virüslü mail konusunda postini üzerinden çok farklı aksiyonlar belirlenebilir. Bu nedenle bu kısmı fazla detaylandırmak istemiyorum.
Biz bu kısımda şu anda fazla bir mail trafiğine sahip olmadığımız test ortamında olduğumuz için sadece birkaç kısıma göz atabiliriz. Bu alanda antispam kriterlerine tabi tutulan mailler yer almaktadır. Örneğin junk olan, virüslü olan, kullanıcıya daha sonra iletilen mailler yer almaktadır. Junk başlığı altında son bir haftaya baktığımızda bir hafta içerisinde spam kriterlerinden geçemeyen ve kullanıcının postasına düşmeyen önemsiz mailleri görebilmekteyiz. Bunlardan bir tanesi kullanıcı için gerekli olduğu durumda maili seçip deliver yaptığımızda bu kullanıcıya teslim edilir. Bu işlemden sonra deliver kısmında teslim edilen mailler arasında yer alır.
Aşağıda görüldüğü gibi kullanıcımız için önemli olduğunu düşündüğümüz spam olarak nitelendirilen bir maili kullanıcımıza teslim ettiğimizde bu mail “Delivered” başlığı altında yer aldı. Sistemde güvenlik politikalarına bağlı olarak virüslü olan ve silinen mailler olsa bunlarda başlıkları altında yer alacak belirlenen zaman kriterine göre süzüldüğünde görülebilecekti.
Arşiv kısmında gerekli kriterleri doldurarak bir arama yapalım. Ben “rsahan” tarafından yollanan ve” rsahan” tarafına gelen son bir hafta içerisindeki arşiv hareketlerini görmek istiyorum.
“Search Archive” butonuna tıkladığımızda aşağıdaki gibi arşivlenmiş mailleri görebiliyoruz. Makalemizin birinci adımında anlattığımız bura bulunan maillerimizi ihtiyaç duymamız halinde kurtarma yoluna gidebiliriz.
“My setting” kısmında önemsiz ve virüslü olabilecek mailler konusunda aksiyon belirleyebilir. Sisteme erişim sağladığımız bilgilerde değişiklik yapabiliriz.
Umarım yararlı olmuştur. Bir başka makalede görüşmek üzere saygılarımla.