Dynamics 365 – Word Şablonunun Pdf olarak E-posta Gönderilmesi

İyi bir CRM platformuna sahip olmanın en iyi yanlarından biri, müşteri tabanınızla paylaşmak için kişiselleştirilmiş içerik oluşturma yeteneğidir. Microsoft Power Platform ‘un büyümesi ve Power Automate ‘in kullanıma sunulmasıyla birlikte, özel Word şablonları oluşturmak ve bunları e-postayla göndermek veya kayıt altında tutmak için kaydetmek artık inanılmaz derecede kolaydır.

Bu makalede, Power Automate ile Dynamics 365 ortamındaki Word şablonunu pdf formatına dönüştürerek e-posta ile gönderilmesini anlatacağım.

Word Şablonunun E-posta ile Gönderilmesi için Power Automate’i kullanma

Öncelikle yapılacak çalışmayı aşağıda özetliyorum.

Ø  Sipariş tablosunda Durum Açıklaması alanına Fatura Gönder seçeneğinin eklenmesi

Ø  Word şablonunu not varlığına dönüştüren eylemin oluşturulması

Ø  Sipariş durumu Fatura Gönder olduğunda tetiklenecek ve  e-posta gönderecek Power Automate akışının tanımlanması

Sipariş tablosunda Durum Açıklaması alanına Fatura Gönder seçeneğinin eklenmesi

Öncelikle çalışmamız için bir çözüm oluşturalım ve tüm işlemlerimizi bu çözüm içerisinde yapalım.

Power Apps ’te oturum açtıktan sonra doğru ortama bağlı olduğunuzdan emin olun. Ortam seçimi sayfanın sağ üst köşesinden kontrol edin.

https://make.powerapps.com

Çözümler altından Yeni Çözüm butonu tıklanır ve açılan pencerede gerekli bilgiler girilir ve Oluştur butonuna tıklayın.

Not: Yayımcı alanından var olan bir yayımcı seçilebilir veya projeye özel yayımcı tanımlanabilir.

Oluşturulan çözüm seçilir ve Düzenle butonuna tıklanır.

Çözüm içerisinde Mevcut olanı ekle altından Tablo seçilir.

Açılan sayfada Sipariş tablosunu seçelim ve Sonraki butonuna basalım.

Gelen ekranda Nesneleri seçin alanına tıklayalım ve Sütunlar altından Durum Açıklaması kolonunu seçelim ve Ekle butonuna basalım.

Sipariş tablomuzu çözümümüzün içerisine Durum Açıklaması kolonuyla birlikte eklemiş olduk.

Sipariş tablosundan Durum Açıklaması alanına Fatura Gönder seçeneğini ekleyelim. Sayısal değeri 100.000.000 olarak oluştu.

Eylem oluşturma

Kullanacağımız Word şablonunu not olarak oluşturmak için bir eylem tanımlayalım.

Çözüm içerisinden Yeni butonu altından Eylem seçilir.

Eylem oluşturma ekranında gerekli bilgileri girelim ve Oluştur butonuna basalım.

Eylem oluştuktan sonra aşağıdaki sayfa ekrana gelecektir.

Adım Ekle altından Eylem Gerçekleştirme seçeneğini seçelim.

Komut Eylemleri altından SetWordTemplate eylemi seçilir.

SetWordTemplate eylemi, tanımlanan kelime şablonuna dayalı olarak belgeyi oluşturacak ve belgeyi söz konusu kaydın notuna ekleyecektir.

SetWordTemplate eylemi seçildikten sonra Özellikleri Belirle butonuna tıklayarak eylem için gerekli parametreleri tanımlayalım.

Biz bu örnekte sipariş için tanımlı olan Sipariş Özeti adlı Word şablonunu seçiyoruz. Seçim işlemlerinden sonra Kaydet ve Kapat butonuna basalım.

Eylem için gerekli tanımlamaları yaptıktan sonra Etkinleştir butonuna basarak eylemi kullanılabilir duruma getirelim.

Word şablonunu nota çevirme işlemleri tamamlandıktan sonra işlemlerimizi gerçekleştirecek Power Automate akışını tanımlayalım.

Power Automate işlemleri

1.      Açılan çözüm içerisinde Yeni butonuyla Bulut akışı tıklanır.

2.      Gelen Power Automate ekranında Akış Adı ve tetikleyicisini seçtikten sonra Oluştur butonuna tıklayalım.

Bu çalışmamızda Sipariş Durumu Fatura Gönder ise E-posta Gönder adlı başlık vereceğiz.

Akışımızın tetiklenme zamanı için Dataverse altından Bir satır ekildiğinde, değiştirildiğinde veya silindiğinde seçilir.

3.      Sipariş varlığında Durum Açıklaması Fatura Gönder ise akışımızın tetiklenmesi için gerekli ayarlamaları yapalım.

4.      Dynamics 365 üzerinde oluşturduğumuz eylemi çağıralım.

Eylemi çağırmak için Microsoft Dataverse altından Bağlı eylem gerçekleştir eylemini seçelim.

5.      İlk adımımızı tanımladıktan sonra akışımızı Kaydet butonuna tıklayarak kaydedelim. Kaydetme işlemi işlemler sırasında arada bir yapmak faydalı olacaktır.

6.      Eylemin tetiklenmesi sonucunda oluşan not kaydını sorgulayalım.

Sorgulama işlemi için Microsoft Dataverse altından Satırları listele eylemini seçelim.

7.      Not kaydı üzerinden documentbody değerini alalım.

Veri İşlemi altından Oluştur eylemini seçelim.

Eyleme DocumentBody adını verdikten sonra İfade alanından veriyi set etmek için gerekli değeri yazıyoruz.

outputs(‘Notes’)?[‘body/value’]?[0]?[‘documentbody’]

8.      Dosya oluşturma için OneDrive for Business ı kullanacağız.

OneDrive for Business altından Dosya Oluştur eylemini seçelim.

base64ToBinary(outputs(‘DocumentBody’))

9.      Dosyayı pdf formatına çevirelim.

OneDrive for Business altından Dosyayı dönüştürme eylemini seçelim.

10.   E-posta gönderme işlemleri için aşağıdaki adımları gerçekleştirelim.

Office 365 Outlook altından E-posta gönder (V2) eylemini seçelim.

Eylem üzerinde gerekli bilgileri girelim.

11.   Akışımızı tamamladık. Test işlemlerine geçebilirsiniz.

Dynamics 365 üzerinde herhangi bir sipariş formunun durumunu Fatura Gönder olarak seçelim ve Kaydet butonuna basalım.

Akışımız başarılı olarak çalıştı ve e-posta gönderimi tamamlandı.

Çözüme Genel Bakış

Dynamics Office365 Entegrasyonu adlı çözümümüzün son hali aşağıdaki gibidir.

Akışımızın son hali aşağıdadır.

Word şablonunu pdf formatında e-posta gönderme, okuyucularımız için de faydalı olabileceğini düşünerek bu makaleyi hazırladım. Umarım sizlere faydalı olur.

Bir sonraki makalede görüşmek dileğiyle.

Soru ve sorunlarınız olursa, sitemizin forum sayfasından bize ulaşabilirsiniz.