Anasayfa » Exchange Server 2003 uzerinde Public Folder Bolum -3

Makaleyi Paylaş

Exchange Server

Exchange Server 2003 uzerinde Public Folder Bolum -3

Exchange Server diğer mail server lardan ayıran en önemli özelliklerinden birisi public folder kavramıdır . Exchange üzerinde Public folder , bir domain ortamındaki dosya sunucusu üzerine paylaştırılmış bir klasöre benzer . Kullanıcıların bilgisayarında belgelerini saklamak için bir dizin bulunmasına rağmen , her kullanıcı tarafından erişilmesi gereken dosyalar ise bir dosya sunucusu üzerine konularak buradan tüm kullanıcılara paylaştırılır . Exchange Server üzerinde de buna benzer bir mantık ile çalışan Public folder yapısı vardır . Bu makalemde Exchange üzerinde Public Folder ların nasıl yönetildiğini göreceğiz .

 

Makalemin daha önceki bölümlerinde , Public Folder lar için tanımlanmış depolama birimini ve yeni public folder tanımlamalarını görmüştük . Burada ise Public folderların ortak kullanımı ve yetkilendirilmesini göreceğiz .

 

Bir onceki makalede en son ortak adres defterini görmüştük . Şimdi ise ortak mail klasörlerini inceleyeceğiz . Yani mail adresine sahip ortak klasörler. Evet ortak klasörlerde aynı şirket çalışanları gibi birer posta adresine sahip olabilmektedirler . Bu sayede onlara atılan mailler onların bağlı olduğu depolama birimlerinde saklanmakta ve bu klasörlere erişim yetkisi olan herles tarafından da görüntülenmektedir.

 

Var olan ortak klasörlerinden ( daha önceki makalemde açtığım ) “haberler” klasörünü kullanacağım .

Sponsor

 

clip_image001

 

Bu ortak klasörün açılması ile beraber bir mail adresi oluşmaktadır . Bunu ESM üzerinden görebiliyoruz. ESM üzerinden Public Folder a kadar gelip özelliklerini görmemiz halinde , aşağıdaki gibi mail adresini görebiliriz.

 

clip_image002

 

Ve yine bu mail adresine bir kullanıcı ( izni olan ) rahatlıkla mail atabilmektedir .

 

clip_image003

 

“To” kısmına public folder mail adresini yazıp , mail göndermemiz halinde aşağıdaki gibi public folder içerisine mailin geldiğini göreceğiz

 

clip_image004

 

Bu şekilde , ortak klasörleri , şirketinizdeki maillerin arşivlenmesi için de kullanabilirsiniz . Yine ortak klasörlerin mail kabul etmesinin kullanımı ile ilgili bir örnekleme yapmak isterim . Örnek senaryomuzda şirket içerisinde finans müdürüne bankalardan her gün hesaplar ile ilgili bilgi mailleri gelmektedir . Finans müdür ise bu mailleri elle diğer muhasebe çalışanlarına iletmektedir . Siz ise bunu bir kademe ileri götürüp belki kural ile bunu otomatik yapıyorsunuzdur . Ancak bir mail finans müdür dahilinde kaç adet muhasebe çalışanı var ise o kadar kişinin posta kutusunda olacak ve aynı zamanda bu bilgi üzerinde de değişiklik yapabileceklerdir . Veya bir arşiv klasörü kullansanız dahi izinler ile sürekli bir değişiklik yapmak zorunda kalacaksınız . Oysaki bir ortak klasör oluştursak ve bu klasöre için Finans müdürüne yazma muhasebe çalışanlarına ise okuma izni vermemiz halinde , bu mailler ortak bir klasörde saklanacak ve böyle kimsenin posta kutusunu da meşgul etmeyecektir . Bu amaçlar ben yeni bir ortak klasör açıyorum ve bunun izinlerini ayarlamaya başlıyorum .

 

clip_image005

 

Mail ve Post atılacak şekilde bir ortak klasör açıyorum .[Ben Outlook üzerinden açtım ancak sizler ESM üzerinde de daha önce gösterdiğim şekilde açabilirsiniz .

 

Daha sonra açtığım bu ortak klasörün izinlerini ayarlamaya başlıyor. [ ESM üzerinden ]

 

clip_image006

 

Outlook Üzerinden Özelliklere Erişim.

 

clip_image007

 

ESM üzerinden Özellikler.

 

İzinlerini görmek istediğiniz ortak klasör üzerinde sağ tıklayarak özellikler penceresini açıyoruz.

 

clip_image008

 

ESM Üzerindeki İzinler.

 

clip_image009

 

Outlook üzerindeki izinler.

 

ESM üzerinden izin vermek isterseniz karşınıza çıkacak olan ekranda 3 tip izin verilmektedir . Eğer istemcilerin Outlook vb programlar ile ortak klasörlere erişim , değiştirme vb hakları “Client permissions” bölümünden . Email hesabı olan ortak klasörlerdeki mailler üzerindeki yetkilendirme için “Directory rights” ve son olarak limitler , replikasyon vb izinler ise “Administrative rights” bölümünden ayarlanır .

 

clip_image010

 

Administrative rights bölümü .

 

clip_image011

 

İzinleri genel olarak inceler isek ;

 

Create items ; ortak klasörde öğe oluşturma iznidir .

 

Read items ; ortak klasördeki öğeleri okuma iznidir

 

Create subfolders ; ortak klasör içerisinde yeni alt klasörler tanımlama izni

 

Diğer izinler ise aşağıdaki tabloda özetlenmektedir.

 

clip_image012

 

Bizim amacımız ise istemciler olduğu için “Client permissions” butonuna tıklıyoruz ve yukarıdaki pencereyi görüyoruz. Buradaki amacımız ; Finans müdürüne yazma yetkisi muhasebe grubuna ise okuma yetkisi verme . Bu sayede finans müdürünün Outlook programında ki kural sayesinde mailler public folder a iletilecek diğer istemciler ise sadece okuyacaklardır . Bu bilgiler önemli olduğu için de muhasebe dışında kimse bu klasörü görmemeli , bunun içinde ilgili izinleri ayarlayacağız .

 

Standart izinler şekilde görünmektedir . Biz öncelikle “Anonymous” erişimleri kapatacağız , daha sonra finans müdürüne “Create items” izini vereceğiz , daha sonra ise muhasebe grubuna “Read items” izni vereceğiz .

 

clip_image013clip_image015

 

Varsayılan izinler Finans Müdürünü ekliyor ve izin veriyoruz.

 

clip_image017clip_image019

 

Muhasebeyi ekliyor ve izin veriyoruz . izinlerin son hali .

 

Bu izin tanımlamaları yapıldıktan sonra Finans müdürü bu ortak klasöre veri yazabilmekte , muhasebe ise sadece görebilmektedir .

 

clip_image020

 

Muhasebe grubuna üye olan bir kullanıcı ortak klasörlerin içerisindeki finans klasörünü görebilmekte ancak oraya yeni bir obje eklemek istediğinde aşağıdaki gibi bir hata ile karşılaşmaktadır .

 

clip_image021

 

Yetkisi olmadığı için sadece görüntüleme yapabilmektedir . Muhasebe ve finans müdür dışındaki kullanıcılar ise böyle bir ortak klasörün varlığından bile haberdar değillerdir.

 

clip_image022

 

Diğer ortak klasörlerin görünmesine rağmen finans klasörü görünmemektedir .

 

Bu uygulama sonucunda şirket içerisinde mail alabilen ve sadece belirli kullanıcıların yazabildiği , belirli kullanıcıların ise okuyabildiği bir ortak klasör yapımız oldu . Bu ortak klasörlerin kullanımı ile ilgili bir örnek senaryo idi .Sizde şirketinizin ihtiyaçları doğrultusunda buradaki bilgiler yardımı ile farklı senaryolar üretebilir ve bunları uygulayabilirsiniz.

 


 

Makaleyi Paylaş

Cevap bırakın