Günümüzde kurum veya organizasyon yapılarında kurumsal içerikte farklı kullanıcılar tarafından değişik kategoride Microsoft Office uygulamaları ile yoğun bir doküman üretimi gerçekleştirilmektedir. Bu yoğun doküman kütüphanesinde özellikle kurumsal yazışmalar için kuruma özel doküman standartları belirlenerek, bu standartlara uygun doküman şablonları hazırlanmaktadır. Hazırlanan doküman şablonları ilgili kullanıcıların ulaşabileceği ortak alana kopyalanarak ihtiyaç anında bu alandan kopyalanarak kullanılması sağlanmaktadır.

İki bölümden oluşan bu makale serimizde hazırlanan Office doküman şablonlarını active directory üzerinden domain içerisindeki kullanıcılara merkezi olarak dağıtımı için gerekli teknik detayları uygulamalı olarak paylaşıyor olacağız. Makalemizdeki adımları başarıyla uyguladığınızda şirket kullanıcılarınız ortak alandan doküman şablonunu kopyalamaya gerek kalmadan Office uygulamalarını (Word, Excel, PowerPoint, vb.) başlattıklarında şirkete ait doküman şablonlarının bulunduğu kategorileri otomatik olarak görecek ve buradan istedikleri şablonu açıp kendi dökümanlarını üretmiş olacaklardır.

Şablon (Template) Nedir?

Şablon ya da İngilizce karşılığı ile Template, önceden tanımlanmış bir düzeni, yazı tipleri, kenar boşlukları, stilleri olan ve açıldığında kendisinin bir kopyasını oluşturan bir belge türüdür. Şablonlarla amaçlanan dökümanın yapısını sıfırdan oluşturmak yerine bu şablonları açıp belgenize özgü metin ve bilgileri doldurmaktır.

Microsoft Office Uygulamalarına ait şablon dosya uzantılarını aşağıdaki şekilde listeleyebiliriz:

·       Microsoft Office Word Şablonu (dotx)

·       Microsoft Office Word 97-2003 Şablonu (dot)

·       Microsoft Office Excel Şablonu (xltx)

·       Microsoft Office Excel 97-2003 Şablonu (xlt)

·       Microsoft Office PowerPoint Şablonu (potx)

·       Microsoft Office PowerPoint 97-2003 Şablonu (pot)

MS Office uygulamaları ile şablon oluşturma konusunda Yeni şablon oluşturma ve Office Online Şablonları ve Temaları makalelerinden detaylı bilgileri elde edebilirsiniz. Makalemizde şablon oluşturmaktan ziyade oluşturulan şablonların organizasyon içerisindeki kullanıcılara active directory üzerinden nasıl dağıtılacağını anlatıyor olacağız.

Uygulama Altyapı Bileşenleri

Microsoft Office dökümanlarının merkezi olarak dağıtımı için altyapıda kullanacağımız sunucular:

·       Active Directory Domain Controller

·       Dosya Sunucusu (File Server)

·       Test operasyonları için istemci bilgisayarlar

Biz makalemizde dosya sunucusu olarak da domain controller sunucusunu kullanıyor olacağız. Kurumsal yapılarda dosya sunucusu rolüne sahipseniz bu sunucunun üzerine doküman şablonlarını konumlandırmanızı öneriyoruz.

Doküman Şablonlarının Merkezi Dosya Sunucu Üzerine Konumlandırılması

Uygulamamızın birinci adımı oluşturulan Microsoft Office doküman şablonlarının dosya sunucusu üzerinde bir klasöre kopyalıyoruz. Burada klasör yapısı tamamen sizin kendi klasör standartlarınıza göre belirlenebilir. Bizim makale içerisindeki klasör hiyerarşimiz aşağıdaki şekildedir:

Biz uygulamamızda Word, Excel ve PowerPoint uygulamaları için gerekli şablonu oluşturduk. Siz ihtiyacınıza göre buna Project, Publisher, Visio vb. gibi diğer Office uygulamalarına ait şablonları da benzer adımlarla uygulayabilirsiniz.

Her ana klasörün içerisinde o uygulamaya ait aşağıdaki gibi şablon doküman dosyalarını kaydediyoruz. Biz makalemiz için örnek olarak birkaç doküman ekledik. Siz kurum içerisinde bunu genişletebilirsiniz.

Word Doküman Şablonları

ÖNEMLI NOT : Word şablon uzantıları dot ya da dotx olmalıdır. DOC ya da DOCX şablon dosyası değildir. Ayrıca dosya isimlerinde Türkçe karakter kullanılmamalıdır.

 

Excel Doküman Şablonları

ÖNEMLI NOT : Excel şablon uzantıları xlt ya da xltx olmalıdır. XLS ya da XLSX şablon dosyası değildir. Ayrıca dosya isimlerinde Türkçe karakter kullanılmamalıdır.

PowerPoint Doküman Şablonları

ÖNEMLI NOT : PowerPoint şablon uzantıları pot ya da potx olmalıdır. PPT ya da PPTX şablon dosyası değildir. Ayrıca dosya isimlerinde Türkçe karakter kullanılmamalıdır.

Doküman Şablonlarının Paylaşıma Açılması

Yukarıda klasör yapısını hazırladığımız ve doküman şablonlarını kopyaladığımız klasörümüzü kullanıcıların bu şablon dosyalarına erişimi için paylaşıma açıyoruz. Eğer bu klasörün ağ yolundan dosya sunucusuna erişildiğinde listelenmesini istemiyorsanız standart paylaşım yerine gizli paylaşım olarak açabilirsiniz. Bizim burada önerimiz gizli paylaşım yöntemini (paylasimadi$ şeklinde) kullanmanızdır.

Şablonlarını bulunduğu klasörü paylaşıma açmak için klasörün üzerinde sağ tuşa basıp Properties tıklıyoruz. Gelen ekranda Sharing sekmesine geçiyoruz. Sharing sekmesinde Advanced Sharing butonuna tıklıyoruz.

Gelen Advanced Sharing ekranında aşağıdaki gibi paylaşım adını sonuna $ simgesini de ekleyerek gizli paylaşıma açacak şekilde belirtiyoruz.

 

Bu ekrandan çıkmadan Permissions butonuna tıklayarak paylaşım izinlerinde Everyone:Read (Allow) yetkisinin olduğunu kontrol ediyoruz.

Daha önceki Windows Server 2012 R2 ile Dosya Sunucularda Paylaşım ve Güvenlik İzinleri – Bölüm 1 makalesinde de detaylı incelediğimiz gibi ağ üzerinde paylaştırılmış klasöre erişim sağlandığında paylaşım izinleri ile (Sharing sekmesi), güvenlik izinleri (Security sekmesi) arasında en kısıtlayıcı olan izin geçerlidir. Doküman şablonlarının bulunduğu paylaştırılan klasöre ağdan kullanıcılar erişim sağladığında bu paylaşımı okuyabilmeleri ve erişim sağlayabilmeleri için paylaşım izinlerinden minimum Read yetkisine sahip olmaları gerekir. Burada Everyone yerine ihtiyaca göre domain içerisinde açılmış daha dar kapsamlı bir security grubu da gösterebilirsiniz. Fakat uzun vadede farklı kullanıcıların da bu şablonlara erişiminde ilgili grupları ayrıca eklemeniz gerekecektir.

Bu kontrol sonrasında OK butonuna tıklanarak tüm ekranları onaylıyarak kapatıyoruz.

Böylece klasörümüz gizli paylaşıma açılmış oldu. Ağdan da erişim sağlayarak kontrol ediyoruz.

Küçük Resim Görüntüsü ve Önizleme Görüntüsü Dosyalarının Hazırlanması

Şablon dökümanlarına ait isteğe bağlı olarak küçük resim görüntüsü ya da önizleme görüntüsü resim dosyaları hazırlayarak Office uygulamalarında şablonlar açılmadan önce bu resimlerle önizleme görüntülerinin oluşması ve kullanıcıların kolaylık doküman içeriği hakkında fikir sahibi olması sağlanabilir. Eğer küçük resim ve önizleme görüntü dosyaları tanımlanmazsa doküman şablonu üzerine geldiğiniz kırmızı çarpı işareti şeklinde bir resim görüntülenecektir.

Küçük Resim Görüntüsü

 

Önizleme Görüntüsü

Şablon dökümanlarına ait aşağıdaki küçük resim ve önizleme görüntülerine ait hazırlanmış dosyaları da yine aynı konumda “images” klasörü içerisine kaydediyoruz. Bu tasarım için kurum içerisindeki grafik ve tasarım birimlerinden destek alabilirsiniz.

İmages Klasörü

 

Word Küçük Resim (Thumbnail) ve Önizleme (Preview) Görüntü Klasörleri

Word Önizleme (Preview) Resim Dosyaları

Word Küçük Resim Görüntüsü (Thumbnail) Resim Dosyaları

ÖNEMLİ NOT : Şablon Dökümanlarına ait küçük resim ve önizleme görüntü resim dosyalarını oluştururken belirli standartlara dikkat etmeniz gerekir. Küçük resim görüntüsü için 100×120 (genişlik X yükseklik), önizleme görüntüsü için de 256×350 boyutlarında olması gerekir. Ayrıca dosya uzantıları da .jpg, .png, .bmp, ya da .gif uzantısında kaydedilmiş olması gerekir.

İki bölümden oluşan ve kurumsal organizasyonlarda hazırlanmış Microsoft Office doküman şablonlarının active directory domaininde bulunan kullanıcılara active directory logon script kullanılarak merkezi bir sunucudan dinamik olarak dağıtımını içeren makalemizin ilk bölümünün de gerekli altyapıyı hazırladık. Makalemizin ikinci bölümünde görüşmek dileğiyle sağlıcakla kalın.