Mesajlaşma sistemlerindeki mesaj sayılarının çok fazla artması ve mesajların boyutlarının artması sebebiyle bu mesajların silinmeden, tekrar gözden geçirilebilmesi veya ihtiyaç duyulduğunda bu mesajları tekrar açıp okumak öncelikli bir yapıya kavuştu.
Arşivleme sayesinde kullanıcılar mesaj kutularını daha verimli kullanabilir duruma geldiler. Dolayısı ile fazla mesajları arşivlerde tutarak mesaj kutularındaki boyut sorununu da ortadan kaldırmış oluyorlar. Ayrıca arşivleme sayesinde organizasyon yapısında da mesajların yönetilmesi ve arama işlemlerinin yapılması daha da basit ve kullanışlı hale gelmiştir.
Evet bütün bu olanaklardan yararlanabilmek artık Exchange Server 2010’un bir özelliğidir. Gelişmiş mesaj kutusu yönetimi, birden fazla (multi mailbox) mesaj kutusu arama işleminin yapılması, yasal tutma ve tek tek mesajlarla ilgili ilkeler oluşturularak yönetim çok daha kolay hale geliyor.
Exchange Server 2010 ile birlikte gelen arşivleme özelliği entegre bir çözüm olarak sunuluyor ve kurulması, yönetilmesi kolay bir özelliktir.
Fonksiyonel tanımlamalara bakmak gerekirse ;
Kişisel Arşivleme (Personal Archive) : Bu işlemin aktif edilmesi durumunda kullanıcının var olan birincil mesaj kutusuna ilave bir mesaj kutusu daha bağlanır ve kullanıcının Outlook profilinde ve OWA üzerinde bu mesaj kutusu görünür. Bu özelliği sayesinde kullanıcı eğer isterse aşivlemiş olduğu mesajlarına online olarak istediği zaman ve yerden ulaşabilecektir. Kullanıcılar yine mesajlarını ve PST dosyalarını taşıma ve sürükle bırak yöntemlerini kullanarak kişisel arşiv mesaj kutularına aktarabileceklerdir. Tabi eğer istenirse Retention Policy tanımlamaları yapılarak birincil mesaj kutusu üzerindeki mesajlar otomatik olarak arşivlenebilir ve bu sayede birincil posta kutusu üzerindeki yük azaltılarak performans artışı sağlanmış olur.
Retention Policies : Retention policy kullanılarak istenilen mesajların ve klasörlerin otomatik olarak arşivlenmesi sağlanabilir. Bu ilkeler Exchange Sistem Yöneticisi tarafından konfigüre edilecek ve kullanıma hazır olacak. Genel olarak mesajların yönetilmesi ile ilgili işlemlerimizi bu ilekelerle başarılı bir şekilde gerçekleştirebiliriz.
Multi-Mailbox Search (Birden fazla posta kutusu üzerinde arama) : Bazı durumlarda bazı kurum, kişi yada departmanlar kullanıcıların posta kutularındaki bazı bileşenleri görmek isterler. Örneğin insan kaynakları, yasa uygulayıcıları ve yöneticiler gibi. Dolayısı ile multi-mailbox search özelliği ile istenirse mesajlar, ekli dosyalar, takvim nesneleri, görevler, kontaktlar ve Information Rights Management (IRM) korumalı dosyalar da dahil olmak üzere arama işlemi yapılabilir. Ayrıca gelişmiş filtreleme özellikleri (gönderici, alıcı, policy durumu, mesaj boyutu, gönder / al zamanı, cc/bcc) sayesinde çok daha detaylı bir arama işlemi IT ekibinden bağımsız olarak gerçekleştirilebilir.
Legal Hold (Yasal Tutma) : Yasal olarak mesajların belirli bir süre saklanması durumudur. Dolayısı ile kullanıcıların görevler, mesajlar, takvim vb üzerinde yapmış oldukları işlemler (silme, düzenleme gibi) belirli bir süre tutulabilir.
Evet Exchange Server 2010 arşivleme yapısı hakkında genel olarak temel bilgileri tanımladıktan sonra artık yavaş yavaş uygulamaya geçip arşivlemenin nasıl çalıştığını görebiliriz.
Öncelikle Outlook kanadına bakalım. Microsoft’un piyasaya süreceği Office 2010 bileşeni olan Outlook 2010 üzerinde işlemlerimizi gerçekleştireceğiz.
Outlook 2010
Outlook üzerine öncelikle bir Exchange Server hesabını eklememiz gerekmektedir.
Şekilde de görüldüğü gibi Mumin CICEK kullanıcısına ait olan hesap Outlook’a eklenmektedir.
Hesabımız başarılı bir şekilde eklendi.
Ben şuan üzerinde konuşmakta olduğumuz makaleyi Windows Server 2008 R2 üzerinde kurulu Exchange Server 2010 (E14 R4 DF – 7 – Build 582-08) üzerinde gerçekleştiriyorum. Yukarıdaki şekilde de görüldüğü gibi Microsoft Outlook 2010 tıkladığımızda uygulama çalışır duruma gelecektir.
Evet Outlook 2010 açıldı ve görüldüğü gibi kullanıcımıza ait olan posta kutusunu görebiliyoruz. Daha önce de kısaca bahsettiğimiz gibi ilave bir posta kutusu açılacak demiştik ve onu da Online Archive olarak hemen birincil posta kutumuzun altında görebiliyoruz. Ve arşivleme işlemlerimizi sürükle bırak yöntemi ile ve taşı yöntemini kullanarak bu posta kutusuna atabileceğiz.
Yeni bir mesajın oluşturulması ve gönderilmesi yukarıdaki şekilde görüldüğü gibidir.
Peki arşiv posta kutusunu nasıl oluşturacağız? Bu soruya bir cevap bulalım öncelikle.
Arşiv posta kutusunu oluşturmak için var olan kullanıcı hesabına sağ tıklıyoruz ve şekilde de görüldüğü gibi Enable Archive seçiyoruz ve böylece o kullanıcının arşiv posta kutusu oluşturulmuş olur. Daha sonra sadece Outlook üzerinde oturum açmak ve bu özelliği kullanmak kalıyor.
Diğer bir nokta ise, yeni bir kullanıcı oluştururken size bu kullanıcı için arşiv posta kutusu oluşturup oluşturmayacağınız sorulmaktadır. Bu işlemi kullanıcıyı oluşturma esnasında da gerçekleştirebiliriz.
Ayrıca PowerShell üzerinden de bu işlem yapılabilir;
New-AlternateMailbox -name Archive -type Archive -mailbox mumin
Evet, yukarıdaki komutu çalıştırarak da arşiv posta kutusunu oluşturabiliriz.
Outlook kanadında genel olarak işlemlerimiz bu kadar. Tabi ilkelerin oluşturulması ve konfigüre edilmesi de gerekir.
Şimdi isterseniz biraz da OWA kısmına bakalım. OWA üzerinde de biz arşiv posta kutumuzu görebiliyoruz ve üzerinde işlem yapabiliyoruz.
Evet, görüldüğü gibi OWA’nın genel durumu yukarıdaki gibidir. Görüldüğü gibi Online Archive kutumuz da yerini almıştır ve kullanıma hazırdır.
Şimdi isterseniz Arşiv Posta kutumuza birkaç tane mesaj taşıyalım.
Şekilde de görüldüğü gibi arşive atmak istediğimiz mesaja sağ tıkladık ve Move to Folder seçiyoruz.
Evet, mesajımızı arşiv posta kutumuza taşıdık ve artık orda kalacak. Eğer ihtiyacımız olursa oradan inceleyebileceğiz.
Şimdi de arşiv posta kutumuza bir göz atalım.
Şekilde de görüldüğü gibi Online Archive altında benim oluşturmuş olduğum bir Gelenler Arşiv klasörünün içinde daha önce atılmış olan veya buraya taşınmış olan mesajlarımızı görebiliyoruz. Artık bu mesajlar bizim birincil posta kutumuzda değil arşiv posta kutumuzda saklanacaktır.
Evet bu makalemizde Exchange Server 2010 ile bize sunulan online arşivleme özelliğini sizlerle paylaştım. Görüldüğü gibi gerçekten de kullanışlı bir özellik olarak geliyor ve şirketleri büyük bir maliyetten kurtarıyor. Artık biz üçüncü parti bir yazılıma gerek duymadan arşivleme işlemlerimizi basit, hızlı bir şekilde gerçekleştirebileceğiz. Daha sonrasında da basit ve hızlı bir şekilde arşivlenmiş olan mesajlarımızı arşiv posta kutumuzdan takip edebileceğiz.
Kaynaklar :
http://www.microsoft.com/exchange/2010/en/us/Archiving-and-Retention.aspx
