ÇözümPark'a hoş geldiniz. Oturum Aç | Üye Ol
 
Ana Sayfa Makale Video Forum Resimler Dosyalar Etkinlik Hizmetlerimiz Biz Kimiz

Cloud Computing

Office 365 Security & Compliance Center – Veri Sınıflandırma – Data Classification - Labels Bölüm 2

Makalemin ilk bölümünde etiketleme hakkında bolca tanım içeren bilgiler paylaşmıştım. Ne olduğu, neden kullanıldığı, teorik olarak nasıl çalıştığı ve benzeri. Bu bölümünde ise artık sunucu ara yüzü ile beraber uygulamalı olarak etiket kullanımını detaylandıracağım.

Öncelikle teorik olarak nasıl çalıştığınız görmüştüm şimdi uygulamalı olarak nasıl çalıştığını görelim;

Öncelikle kâğıt üzerinde şirket içi çalışan grupları ile görüşüp bir taslak çıkarmalısınız. Yani benim kaç çeşit etikete ihtiyacım var.

Şirket İçi

Şirket Dışı

Gizli

Çok Gizli

Yönetici Özel

Ortak Özel

Müşteri Veriri

Muhasebe Verisi

Finans Verisi

Reklam Verisi

Bilgi Sistemleri Verisi

Gibi önce bir taslağınız olmalı. Daha sonra bu taslak için kabaca tanımlamalar yapmalısınız. Yani içerisinde ne bulunması durumunda bir doküman gizli olarak etiketlenecek. Bir sonraki aşama ise etiketler için kurallar yani gizli olarak sınıflandırılmış, etiketlenmiş bir dokümana ne olacak?

Bunları kâğıt üzerinde hazırladıysanız gelin o zaman ilk etiketimizi oluşturalım.

Örneğin güncel konulardan olan kişisel verileri koruma kanunu gereği şirketinizdeki müşteri verilerini sınıflandırmak istediğinizi düşünelim.

Etiketimizin ismi “Müşteri Verisi” olsun. Bu etiketi oluşturmak için öncelikle etiketler bölümüne geliyorum

clip_image002

Ardından Create a label bölümüne tıklıyorum

clip_image004

Etikete bir isim ve açıklama yazıyorum.

clip_image006

Bir sonraki bölümde ise bu etiket ile sınıflandırılmış olan bir doküman için retention ayarlarının aktif olup olmayacağına karar veriyoruz. Eğer bir saklama sınırlaması istiyorsak bu ayarı aktifleştirebilirsiniz.

clip_image008

İlk seçenek, örneğin 7 yıl sonra bu dokümanı olduğu gibi bırakacak şekilde ayarlıdır. 7 yıl sonra veya ayarlayacağınız bir süre sonra bu dokümanın gözden geçirilmesini istiyorsanız ortadaki seçenek olan “Trigger a disposition review” bölümünü işaretleyebilirsiniz.

Burada önemli bir uyarı yapmak istiyorum. Belirli bir süre sonra gözden geçirme için beni uyar seçeneği olan bu seçenek, ilgili tarih geldiğinde size bir bilgilendirme maili gönderir. Ancak bu SharePoint, OneDrive, ve sites for Office 365 groups içerisindeki dokumanlar için geçerlidir. Ancak Exchange, Skype, public folders, veya Office 365 grup posta kutuları için çalışmamaktadır. Eğer bu bölümlerden birindeki bir doküman için sınıflandırma yapılır ise süre dolduğunda bu veriler silinecektir.

Eğer belirtilen süre sonunda içeriğin otomatik olarak silinmesini istiyorsanız bu durumda “Delete the content automatically” bölümünü işaretleyebilirsiniz.

Buradaki asıl amaç dokümanların ilgili süre boyunca saklanmasıdır. Yani aslında siz burada 7 yıl diyerek 7 yıl boyunca bu verinin silinmesini engellemiş oluyorsunuz. 7 yıl sonra ise ne olacağına karar veriyorsunuz.

Eğer silinmesini engellemek istemiyor ve yine belirli bir süre sonra otomatik silinsin istiyorsanız ise aşağıdaki kutucuğu işaretlemeniz gerekli;

clip_image010

Bu durumda bu dokümanı kullanıcı istediği bir zamanda silebilir, ancak olurda kendisi silmez ise sistem otomatik olarak 1 yıl veya seçeneğiniz süre sonunda silecektir. Hemen yine bu bölümde yer alan “Retain or delete the content based on” seçeneği ise yukarıdaki iki ana seçenek olan retain yani saklama veya delete yani silme ilkeleri için zaman standartını belirler. Yani saklama veya silme için verilen 7 yıl, 1 yıl veya seçeneğiniz süreyi hesaplarken neyi temel alacağını belirtmiş oluyoruz. Doküman oluşturma tarihi, değiştirilme tarihi veya etiketlenme tarihi. Varsayılan tarih oluşturulma tarihidir.

clip_image012

Bu son bölümde ise;

İçerik bir kayıt (record) olarak sınıflandırılırsa kullanıcılar içeriği düzenleyemez, silemez, etiketi değiştiremez veya kaldıramaz. Ancak yine de içeriğin meta verilerini düzenlemeye devam edecekler.

clip_image014

Son durumda yaptığınız ayarları kontrol edip “Create this label” düğmesine basınız.

clip_image016

Son durumda etiket sayfamız yukarıdaki gibi görünecektir.

Şimdi sıra bu etiketi dağıtmaya geldi.

clip_image018

Label policies bölümüne geliyoruz ve publish labels bölümüne tıklıyoruz;

clip_image020

Daha sonra choose labels publish linkine tıklıyoruz

clip_image022

Daha sonra Add diyerek oluşturduğumuz etiketi seçiyoruz

clip_image024

clip_image026

Etiketimizi seçtikten sonra next diyerek ilerliyoruz

clip_image028

Bu bölümde son kullanıcıların bu etiketi hangi platformların üzerinde görüntüleyeceğini seçiyoruz. All location diyebiliriz veya let me choose specific locations diyerek aşağıdaki gibi tek tek seçim yapabiliriz;

clip_image030

Bu bölümde exclude account linki sayesinde bu etiketleri görmesini istemediğimiz kullanıcıları da hariç tutabiliyoruz.

clip_image032

Policy için bir isim belirliyoruz.

clip_image034

Son olarak gözden geçirip publish ediyoruz. Burada bir uyarı yazısı var. Etiketlerin kullanıcılarda görünmesi ortalama 1 gün alabilir. Ek olarak posta kutusunda en az 10MB ve üstü veri olanlarda çıkacağını da belirtiyor.

Bu etiketlerin kullanıcı tarafındaki etkilerini görmeden önce isterseniz sunucu tarafında bir de otomatik sınıflandırma ilkesini görelim.

Hızlıca bir tane etiket yaptım ve bunu şimdi otomatik olarak sınıflandırma – etiketlendirme için kullanacağım

clip_image036

İlk olarak otomatik olarak uygulanacak etiketi seçmem gerekli; choose a label to auto-apply linkine tıklıyoruz;

clip_image038

Yeni oluşturduğum “Otomatik Sil 1 Yıl” etiketini seçiyorum. İsminden de anlaşılacağı üzere bu etiket ile etiketlenmiş her doküman 1 yılın sonunda otomatik olarak silinecektir.

Örneğin şirketler müşteri verilerini maksimum 5 yıl saklıyoruz gibi firma politikaları kullanıyor ise bu tür etiketleri kullanabilirler. Diyelim ki 5. Yılın sonunda veri silindi, bir şekilde 7. Yılda lazım olur ise en kötü yıllık tutan yedeklerden bu veriye tekrar ulaşılır.

clip_image040

Etkiketi seçtikten sonra next diyerek ilerliyorum

Bu etiketin otomatik olarak bir dokümana uygulanması için iki yöntem kullanabiliriz. İlk olarak Office 365 tarafından bize sunulan endüstri standarttı olan hazır şablonlarından birinin içerilmesi (en çok bilinen örnek kredi kartı, sigorta numarası vb) durumunda veya örneğin elle seçebileceğimiz içeriğinde “ÇözümPark” geçenleri etiketle de diyebiliriz.

İlk seçenek ile ilerlememiz durumunda karşımıza aşağıdaki gibi bir ekran gelecektir;

clip_image042

Finans, sağlık ve benzeri sektörler için hazır şablonlardan birini kullanabilirsiniz.

Bu hazır şablonların içeriğinin tam olarak detaylarını öğrenmek isterseniz aşağıdaki link’ i kullanabilirsiniz.

https://support.office.com/tr-tr/article/What-the-sensitive-information-types-look-for-fd505979-76be-4d9f-b459-abef3fc9e86b

Bu link sayesinde bir şablonu seçip yanlış etiketlemeye neden olunmasını engellemiş olursunuz.

Veya custom policy diyerek bu tüm mevcut şablonların sınıflandırılmamış bir listesinden kendinize özgü bir liste oluşturabilirsiniz

clip_image044

clip_image046

Eğer ikinci seçeneği seçseydik, yani

clip_image048

Bu durumda ise karşımıza aşağıdaki gibi bir sayfa çıkacaktır;

clip_image050

Yani içerisinde ÇözümPark geçen dokümanlar otomatik olarak bu etiket ile etiketlendirileceği için 1 yıl sonra otomatik olarak silinecektir. Tabiki ben örnek bir content verdim, siz burada daha net yani dokümanların örneğin ID gibi kesin belli olan bilgileri paylaşırsanız hata yapma oranınız azalacaktır.

Bu bölümde AND, OR veya NOT kullanabiliyoruz. Subject: gibi arama kriterleri ise Office 365’ e çok yakında eklenecek.

Eğer bu arama konusunda daha fazla bilgi istiyorsanız aşağıdaki link’ i inceleyebilirsiniz

https://support.office.com/tr-tr/article/Keyword-queries-and-search-conditions-for-Content-Search-c4639c2e-7223-4302-8e0d-b6e10f1c3be3

 

clip_image052

Daha sonra ilkeye bir isim veriyoruz.

clip_image054

Elle hazırladığımız ilke gibi bunun içinde hangi platformlarda aktif olacağını seçiyoruz;

clip_image056

Son olarak ilkemizi gözden geçiriyoruz. Sahip olduğunuz dokümanların sayısına göre bu otomatik etiketleme işlemi de 7 güne kadar sürebileceğini görüyoruz.

Burada bir önemli noktada otomatik etiketlemenin çalışması için kullanıcılarınızda Office 365 E5 paketi olmalıdır.

Yönetici panelinde son olarak Sensitive information type bölümünden o anda aktif olan hazır şablonları görebilirsiniz.

clip_image058

Evet buraya kadar yönetici panelini gördük, bir sonraki bölümde ise istemci tarafındaki kullanımlarını göreceğiz.

Umarım faydalı bir makale olmuştur, bir sonraki makalemde görüşmek üzere esen kalın.

Kaynak

https://support.office.com/tr-tr/article/Overview-of-labels-af398293-c69d-465e-a249-d74561552d30?ui=tr-TR&rs=tr-TR&ad=TR#onlyone

Yorumlar

Henuz Yorum Yok
Kimliksiz yorumlar seçilemez kılınmış durumdadır.

Yazar: Hakan UZUNER

Eğitimlerim

HakanUzuner.com

 

Bu Kategori

Hızlı aktarma

Etiketler